La convivencia del papel con lo electrónico es común a prácticamente todas las empresas. Por un lado, tenemos que lidiar con los frenos internos a migrar del mundo físico al online y, por otro, con las entidades y personas con la que nos relacionamos que suelen tener diferentes intereses y velocidades por hacer desaparecer el papel en su día a día. La digitalización de documentos es un aliado para tratar el papel en un proyecto de gestión electrónica de documentos y en especial con la factura recibida.
En términos que todos podamos entender, es un proceso por el que se trasladan los datos de su factura en papel a un entorno electrónico. El escáner va leyendo la hoja de la factura y a través de alguna plantilla entiende que cada bloque de datos corresponde a algún dato de valor, Es decir, donde encuentra el término "Número de Factura" recoge el dato al lado correspondiente y lo asigna a ese concepto.
Cara y cruz de la digitalización
La gran ventaja de este tipo de servicios es que sin tener que decirle nada a tu proveedor, las facturas llegan en papel y la empresa hace el esfuerzo de escanearlas asumiendo todo el coste del proceso. En modo servicio, es decir, sin necesidad de tener escáner en la oficina ni personal cualificado, le permite olvidarse de las tareas de escaneo y supervisión, lo que permite, más adelante, despreocuparse del acceso al archivo de documentos en papel.
Si la digitalización de facturas es certificada, es decir, de acuerdo con un software homologado por la Agencia Tributaria, se puede proceder a la eliminación del papel. !Adiós archivo!
Aún así, le permite solucionar parte del problema, pero no por completo, y es por ello que hay que tener en cuenta varias cuestiones:
- ¿Digitalizar permite eliminar el papel?: No siempre. Si bien es cierto que diferentes organismos cómo la Agencia Tributaria española han impulsado la digitalización de documentos, dándole valor a dicho documento electrónico, no todos los organismos nacionales o internacionales lo permiten, por lo que en la mayoría de casos, digitalizar los documentos no implica que se puedan eliminar el documento en papel original puesto que es este último el que tenga más costumbre en diferentes requerimientos legales cómo juicios, subvenciones...
- ¿Lo que aparece en el papel es lo mismo que se procesa? Es difícil asegurarlo al 100%. La tecnología de escaneo ha evolucionado mucho pero siempre se puede dar el caso de equívocos, las diferentes tipografías, desgaste, dobleces y suciedad dificultan esta acción.
- ¿Se elimina por completo la intervención humana? Nunca. En relación a lo que hablábamos anteriormente, y aunque la tecnología avance, se trata de documentos que tienen de enorme importancia en el desarrollo de la empresa, por lo que al no asegurarse 100% su fiabilidad, finalmente siempre se precisa de la supervisión humana para asegurar que se han digitalizado de forma correcta para, en caso contrario, realizar las correcciones oportunas.
- ¿Y si recibo facturas electrónicas? Cada día es más común y te implicaría realizar otra inversión para gestionarla junto con el tratamiento de facturas electrónicas.
- ¿Te permite escanear otros documentos? Todo depende del tipo de documento. Escanear documentos con muchas líneas, como puede ser una factura o albarán, para tratar esa información internamente y cotejar automáticamente lo facturados con los entregado no es fácil. La gran mayoría de empresas organizan esos datos a su antojo y por ello se necesita un proceso de reconocimiento de caracteres que no aseguran a día de hoy una correcta transcripción de los datos.
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¿Es rentable digitalizar los documentos? Además de la inversión en licencias de software, mantenimiento, escáner, etc., existen costes fijos del personal propio, tanto para digitalizar como para corregir. Un “mileurista” cuesta a la empresa 18.000 euros/año, el mismo importe que recibir 360.000 facturas electrónicas. Para servicios en outsourcing el coste de la digitalización + OCR está en el entorno de los 2,0 - 0,4€ por documento en función del volumen. Si la comparamos con la factura electrónica la diferencia está en torno a 0,70 - 0,35 € por documento. Hasta un 98% más barato. Cuanto más crezca una empresa y más documentos se tramiten, más caro saldrá el proceso e irá perdiendo rentabilidad. El uso del servicio a largo plazo supone, por lo tanto, un coste de recursos -carga de trabajo continuada y necesidad de formación-, y un coste económico -necesidad de licencias, máquinas, coste por servicio externo, etc.
Pero no debemos descuidar que detrás estas "pegas", hay un proyecto que resulta sencillo y no intrusivo con los proveedores. Y es ahí donde tiene su valor. A la larga, las empresas que lo ponen en marcha lo entienden como un aliado para esas facturas especiales, que no podrán pasar a electrónico a corto/medio plazo, y me evita realizar una gestión 100% manual y electrónica al mismo tiempo. !Un mal menor!
Servicio de digitalización certificada de facturas
