Creías que Google Drive era el no va más de la digitalización de tu empresa y que con conocer los secretos de las macros de Excel podrías poner solución a todos tus problemas, y fue cierto en su momento. Estas herramientas nos hacen la vida – y el trabajo- mucho más fácil, y por eso vinieron para quedarse. Lo mismo ocurre con otras nuevas tecnologías, capaces de cumplir funciones de una forma más productiva, precisa y económica que los métodos que utilizábamos hasta ahora.
La robotización, sin ir más lejos, va a revolucionar tu departamento financiero, si no lo ha hecho ya. Automatizar los procesos va a permitirte mejorar la productividad y abaratar costes, pudiendo dedicar más tiempo y recursos a otras tareas más estratégicas y de mayor valor. Los robots no solo son máquinas de aspecto humanoide que trabajan en fila india, ni la robotización es delegar en esos chismes el trabajo de las personas. La transformación digital trae muchas ventajas para tu empresa y vamos a contarte más para que le pierdas el miedo y veas cómo puedes implantarlo en tu empresa.
¿Qué puede hacer la robotización por tu departamento financiero?
Ya sustituiste (o deberías haberlo hecho) los cálculos a mano por las tablas de Excel, y el correo postal por el electrónico. ¿Has hecho lo mismo con tus facturas? Si la respuesta es negativa, te adelantamos una mala noticia: no estás siendo eficiente. Pero tenemos una buena: puedes cambiarlo muy fácilmente. Te presentamos tres labores que la robotización puede y debe hacer por ti.
Tareas repetitivas
Rellenar otra factura más. Datos del cliente. Fecha. CIF. Cálculo del IVA. Esto es algo que puede hacer una persona, claro, pero mucho más lento que una máquina, con más posibilidades de error y, además, no aporta ningún valor a tus empleados. La automatización de las facturas les permite a ellos dedicar ese tiempo a actividades en las que emplear sus conocimientos.
Picar datos
Abrir una gran hoja de cálculo y transcribir miles de datos, ¡la pasión de todo empleado! Estamos de acuerdo en que tener ordenada y clasificada la información en del departamento financiero es fundamental, pero no tienen por qué hacerlo las personas. Se cometen errores y se invierte mucho tiempo, minando no solo la productividad del empleado, también su motivación, pues seguro que puede aportar mucho más valor a otras tareas. Nuevamente, la robotización puede y debe encargarse de esto para optimizar la eficiencia del departamento.
Perseguir al cliente
Uno de los trabajos que más desgasta a tu equipo financiero es perseguir a los clientes y, sobre todo, a los malos clientes. Quizá te sea familiar esta situación: llamarles para comprobar que han recibido la factura, que todos los datos que hay en ella son correctos y que están conformes con el contenido. Volver a llamarles en unos días para recordarles la fecha de vencimiento y, en el peor de los casos, semanas más tarde para conocer el motivo de impago. Y si había un error en la factura que ha causado la demora, este proceso vuelve a empezar. Créenos: tus trabajadores van a adorar la automatización del seguimiento.
La automatización y robotización de los procesos no solo va a lograr mejorar algunas tareas y aliviar a tu equipo de labores poco productivas, sino que te va a permitir hacer cosas que de otra manera no pueden hacerse. Un sistema de seguimiento de facturas, por ejemplo, te permite conocer en qué estado se encuentra exactamente, si ha sido leída, aceptada, tramitada… Sin excusas y sin quemar a tu personal, sin desgastar la relación con tu cliente.
Por otro lado, puede monitorizar el cobro, identificar qué clientes no realizan los pagos a tiempo, si ocurre de manera habitual o esporádica, crear patrones y ayudar a hacer una planificación en base a este análisis. Te ayudará a identificar incluso los problemas de liquidez de tus clientes para poder anticiparte a ellos y controlar tu PMC.
Previsiblemente, la tecnología seguirá avanzando y ofreciendo soluciones a problemas de ineficiencia. La robotización es ya cosa del presente y se quedará en el futuro, pues hace mejor la vida de las personas y más eficiente la labor de los trabajadores. Si quieres saber más sobre cómo mejorar la productividad de tu departamento financiero, te dejamos un informe con más información.
