El mundo animal tiene sus similitudes con el financiero. ¿Suena extraño a priori verdad? Verás: el ciclo de vida de las tortugas marinas ronda los 100 años. Es el tiempo aproximado que trascurre desde que rompen el cascarón del huevo hasta que fallecen. Si te parece mucho, atento: algunos galápagos terrestres alcanzan el par de siglos.
Por el contrario, los mosquitos tienen un ciclo de vida de una semana, un mes si las condiciones son óptimas.
Pues entre una especie y otra, está el ciclo de vida de tus facturas. Desde que se emiten hasta que se recibe el cobro está estipulado que pasen 30 o 60 días, por término general. ¿Te ha pasado que se demoren mucho más? Nos lo imaginamos. No eres rara avis en el entorno empresarial.
El principal problema de alargar el ciclo de vida de las facturas es que se retrasa el período de cobro, y ello repercute negativamente en la liquidez de tu empresa. Las demoras pueden darse en cada una de las fases por la que pasa la factura, a saber:
- Emisión. La vida de una factura comienza cuando la emites. Si eliges la vía postal, este estadio dura unos días. Con un método electrónico, se reduce a segundos. Existe otra diferencia entre ambas opciones: al utilizar el sistema de facturación tradicional puede ocurrir que, una vez emites la factura, le pierdas la pista. Puede incluso que no sepas de ella hasta que llegue el momento de cobrarla.
- Recepción por parte del cliente. Generalmente, se espera que al mandar una factura, el cliente la reciba correctamente. Pero, como hemos dicho, el envío tradicional de facturas no nos permite saber si la hemos mandado al receptor adecuado (¡¿sabías que expedirla a quien no corresponde es el motivo de retraso en casi el 20 % de los casos?!), y mucho menos si éste la ha leído. Por suerte, un sistema de automatización del proceso de facturación te indicará cuándo el cliente la ha abierto, leído y si ha detectado algún problema en ella.
- Aceptación de la factura. Que esté todo bien, que no existan discrepancias… El cliente tiene que mostrar su conformidad con el contenido para proceder al pago. Bien a golpe de clic si es un sistema de facturación electrónica, bien con un email o llamada telefónica. Dado el segundo caso, puede que el ciclo de vida de la factura comience a parecerse más al de las tortugas marinas. El método de la llamada generalmente requiere de la proactividad del que cobra, por lo que será tu equipo de administración quien haga la pregunta de turno: “Hola… ¿estás conforme con la factura que te hemos enviado?”.
Aquí haremos un paréntesis. Porque si la respuesta es no, tenemos que empezar de nuevo: el departamento de administración recibe de vuelta la factura, hace las modificaciones y la emite otra vez. Cuanto antes comunique el cliente las discrepancias, más fácil será cobrar la factura en el plazo establecido, más parecido al ciclo de vida de un mosquito (en condiciones favorables).
- Cobro. Una vez ambas partes estén conformes con la factura, queda aguardar el momento de cobro. Aquí te toca esperar, es el cliente quien tiene que hacerlo. Sin embargo, algunos servicios de seguimiento de facturas se encargan de recordarle el plazo límite para que no haya retrasos. El problema de gestionar la facturación de forma tradicional es que, al llegar esta fecha, puede que no conozcas siquiera en qué proceso se encuentra la factura: si se ha recibido, si el cliente está de acuerdo con el contenido… A menudo se contacta con el destinatario una vez cumplido este plazo y nos topamos con una amplia gama de excusas (“no la he recibido”, “había algo que no me convencía”…). Vuelta a empezar. Durará tanto como la especie más longeva de las tortugas terrestres.
Conocido el ciclo de vida de tus facturas, ya sabes qué puedes hacer para reducir tiempo (y costes) en cada estadio. Sobre todo, porque las demoras en el cobro disminuyen la liquidez de tu empresa, desgastan a tu equipo de administración en una tarea tediosa y pueden crear fricciones en la relación con el cliente. Es tan fácil como delegar esta gestión en un tercero que además te permita conocer en qué estado se encuentra la factura en todo momento y reducir el tiempo de su ciclo de vida.
Si quieres saber más sobre la automatización de los procesos de facturación, puedes consultar este whitepaper, que recoge los principales beneficios para tu empresa y sus modelos de implantación.