Una de las grandes bases en la que se sustenta el EDI es la definición y uso de identificadores únicos. Reciben diversas denominaciones, como pueden ser: Códigos EAN, Puntos Operacionales, GLN, códigos de barras, códigos GTIN... cuya esencia más primitiva es que el cliente (emisor) que pide mercancía a un proveedor (receptor) saben, sin lugar a dudas, de qué estamos hablando.
Los códigos GTIN y GLN forman parte del sistema global de estándares GS1, diseñado para identificar de forma única productos, empresas y ubicaciones. Estos identificadores permiten automatizar el intercambio de información, mejorar la trazabilidad y reducir errores en procesos logísticos, comerciales y administrativos.
Su utilización facilita que organizaciones de cualquier tamaño puedan compartir información de forma estructurada y compatible, independientemente de los sistemas que utilicen.
Cada estándar GS1 responde a una necesidad específica de identificación dentro de la cadena de suministro y de los procesos empresariales. Utilizarlos correctamente mejora la calidad del dato y favorece la automatización.
El Global Trade Item Number (GTIN) identifica de forma única artículos y productos comercializados a nivel internacional.
El Global Location Number (GLN) identifica organizaciones, centros logísticos, almacenes, delegaciones o cualquier punto operativo que participe en un intercambio de información.
El Serial Shipping Container Code (SSCC) permite identificar pallets, cajas y otras unidades logísticas durante el transporte y la distribución.
Estos estándares permiten identificar activos reutilizables y equipamiento individual, mejorando su control y trazabilidad.
El EDI necesita identificadores únicos para garantizar que cada documento llegue al destinatario correcto y que la información pueda procesarse automáticamente sin errores ni ambigüedades.
Los estándares GS1 permiten automatizar el intercambio de:
Pedidos.
Confirmaciones.
Avisos de expedición.
Albaranes.
Facturas electrónicas.
Su utilización mejora la interoperabilidad y reduce incidencias derivadas de identificaciones incorrectas.
Cómo integrar los estándares GS1 con los sistemas de gestión
El verdadero potencial de los estándares GS1 se alcanza cuando se integran con los sistemas de gestión y las plataformas de intercambio documental de la organización.
Esta integración puede realizarse a través de ERP, plataformas EDI, factura electrónica, soluciones S2P, procesos O2C o plataformas logísticas.
De este modo, la información circula de forma consistente durante todo el ciclo de negocio.
La digitalización de las cadenas de suministro impulsa nuevos modelos de interoperabilidad donde los estándares GS1 seguirán desempeñando un papel esencial.
Entre las principales tendencias destacan:
Integración con redes OpenPEPPOL.
Digital Product Passport.
Automatización mediante inteligencia artificial.
Intercambio de información mediante APIs.
Mayor integración entre EDI y factura electrónica.
Estas iniciativas contribuirán a una colaboración más eficiente entre empresas y administraciones.
La utilización de estándares comunes constituye uno de los pilares de la automatización empresarial y de la colaboración entre organizaciones.
La experiencia de SERES en proyectos desarrollados para organizaciones como Covirán, Nestlé y Sonepar demuestra que la adopción de estándares de intercambio e integración documental facilita la automatización de procesos, mejora la trazabilidad y favorece una mayor eficiencia en la cadena de suministro y en la gestión empresarial.