Recientemente se ha publicado en la revista InforRetail una artículo de Alberto Redondo donde se muestra la otra cara del uso EDI. Si bien es cierto que está centrada en el sector retail la realidad es que esos beneficios se pueden extender a todos los sectores de actividad, como así ocurre en la automoción, sanidad, etc., donde un departamento de compras soporta la cadena de producción de la empresa.
Es cierto que el Intercambio Electrónico de Documentos (EDI) ha revolucionado la relación entre las empresas y, también, entre los diferentes departamentos de éstas, agilizando y automatizando procesos, mejorando la relación, evitando errores, reduciendo costes y mejorando la rentabilidad comercial.
En el artículo se cita que "permite ofrecer unos precios de venta finales más bajos sin reducir su margen, gracias a los ahorros asociados al trato electrónico de los documentos". Debemos ser conscientes de que antes de su implementación, en el intercambio de documentos se priorizaba en el uso del correo postal (para la recepción de facturas) o del fax (envío de pedidos), lo que hacía que la comunicación fuera muy lenta, los errores frecuentes y no se pudiera tener la certeza del seguimiento de los documentos. El correo electrónico redujo estas desventajas si bien aumentó otras como la falta de seguridad e integridad típicas de esta tecnología (a nadie nos gusta pasar desapercibido un pedido entre dos emails de spam de un proyecto en África - La estafa nigeriana, o timo nigeriano).
El EDI, a día de hoy, está tan extendido en sectores como el retail, la automoción, el sanitario… que se podría decir que aquellas empresas que no lo utilizan están fuera del mercado. Su uso ha transformado la gestión de diversos departamentos como compras, logística, almacén, finanzas… al abrir un nuevo canal de comunicación compartido que brinda la oportunidad de poder llegar de forma sencilla, segura y estándar a todos los clientes/proveedores.
La cadena de suministro del sector retail tiene una estructura singular, donde el flujo del producto es clave. Las ventas generan movimientos rápidos, caracterizados por la importancia de la disponibilidad de los productos y la complejidad de la gestión de los niveles de demanda que, a menudo, genera incertidumbre, que se puede agravar por el carácter perecedero de muchos de los bienes que pasan a través de la cadena de suministro.
Tengo que reconocer que la trazabilidad es una de las variables más significativas de este tipo de mejoras. Si bien es cierto que muchas veces es difícil de tangibilizarla. Uno de los casos que más me gusta ejemplarizar es la puesta en marcha de sistemas de aprobación automáticos de facturas sin necesidad de supervisión manual (¡sí, sí! te aceptan la factura electrónica sin que nadie la vea...sólo hay un sistema que analiza la información y toma decisiones). Es cierto que cuando cuento esto muchos me tildan de futurista, pero este tipo de casos se producen en la actualidad fuera de los típicos sistemas de autofacturación. Al fin los responsables de facturación podrán tener un mayor control de las deudas y cuentas a cobrar. Algo esencial en su día a día.Si nos vamos al lado del almacén, su uso aporta un mejor control de los stocks. De hecjho, estos sistemas han permitido reducir en un 3% los costes de producción y en un 75% las roturas de stock. Además, ha reducido los plazos de entrega, los costes administrativos en el tratamiento de pedido y/o factura, los errores en las entregas y los tiempos de espera de los operadores logísticos (No son datos ficticios, pregunten a GS1).
Los beneficios del intercambio electrónico van mucho más allá de la mejora logística o de facturación ya que aporta importantes mejoras en la gestión de las ventas. El intercambio de ciertos documentos tales como el informe de ventas ayuda a planificar la producción, permite conocer de primera mano las ventas del equipo comercial y genera un dibujo geográfico de quién vende más y dónde las campañas realizadas han tenido un mayor impacto; de tal manera que se ha conseguido una mayor visibilidad de las tendencias de consumo en el mercado.
No cabe la menor duda, el Intercambio Electrónico de Documentos ha supuesto todo un cambio para el mercado, impulsando la transformación digital de las empresas y ayudándolas a poner todo su esfuerzo en lo que realmente importa: su foco de negocio.
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