En buena medida, las propias empresas son responsables de esta situación. Emiten las facturas a sus clientes y sólo cuando estas están a punto de vencer comienzan la reclamación. Es en ese momento cuando descubren que, ya sea la realidad o una excusa, su cliente no tiene la factura o que alega que no está de acuerdo con ella.. De acuerdo con el análisis del Paydex de eInforma, esto afecta al 50% de las facturas emitidas. El otro 50% responde a que nuestro cliente sabe que tiene unos días de cortesía para mejorar su financiación. En el mejor de los casos la factura se cobrará el siguiente día de pago de nuestro cliente, cuando no volverá directamente a la casilla de salida.
La única forma de evitarlo es gestionar la factura desde su emisión asegurándose de que nuestro cliente tiene la factura, que está conforme y que la va a pagar. Pero esta labor consume una cantidad ingente de recursos que socavan nuestra rentabilidad. Sólo cambiando la relación de los factores que intervienen en esa relación podemos salir de ese círculo vicioso.
Hoy la tecnología de automatización de procesos permite realizar ese trabajo, con mucha más eficacia. La monitorización y automatización del seguimiento de facturas llega a donde nuestros recursos humanos no llegan, y a la vez, los libera de trabajos repetitivos y de nulo valor. De este modo son más decisivos en ciertos momentos clave en la gestión del cobro.