Nueva ley para la conservación de documentos electrónicos en Italia

En Italia existen leyes que regulan los documentos electrónicos desde 2005. Estas leyes han ido modificándose a lo largo del tiempo y en función de las necesidades de la Administración Pública y de los usuarios.  

Así, en junio de 2021, se esperaba que en Italia entrara en vigor los cambios introducidos en las normas del país sobre la creación y conservación de documentos electrónicos, sin embargo, la Agencia italiana para la Digitalización de Italia (AGID) ha decidido posponer las nuevas normas hasta el 1 de enero de 2022 con el fin de permitir a las entidades públicas y privadas adaptarse a las modificaciones. 

En Italia hay dos organizaciones que regulan la creación de documentos digitales. Por un lado, está la AGID, cuyas obligaciones principales son crear y sobre todo establecer reglas técnicas para la creación, manejo, conservación y almacenamiento de documentos electrónicos; y, por otro lado, la ADE, la Agenzia delle Entrate, que regula las reglas sobre la emisión de facturas. Dos organismos que deberían ir de la mano pero que a veces difieren en algunas reglas y que ha generado que se modifiquen ciertos aspectos de la Creación y Conservación de Documentos Electrónicos. 

Las modificaciones introducidas en materia legislativa responden a las numerosas interlocuciones y solicitudes de modificación procedentes de asociaciones profesionales y Administraciones, que piden se modifique el Anexo 5 del Decreto Legislativo 217/2017, que responde a lo que se conoce como Metadatos de las Directrices para la creación, gestión y conservación de los documentos informatizados.  

Las Directrices pretenden en todo momento aunar en un solo documento varias regulaciones de agencias y organismos gubernamentales.  

Las Directrices establecen una amplia lista de campos de metadatos asociados a los documentos electrónicos de forma que se permita la interoperabilidad. Los campos a señalar según las Directrices pueden ser opcionales u obligatorios en función del contenido y gestión del documento en uso.  

Cada documento electrónico emitido debe de contener una serie de especificaciones para que pueda ser usado y esto hace que las empresas puedan beneficiarse de la presunción de que sus documentos electrónicos proporcionen pruebas completas en los procedimientos legales.  

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