Calculadora: Ahorro anualmente con factura electrónica y TRACK2PAY.

La falta de liquidez es un problema que puede llegar al punto de obligar a “echar la persiana” en empresas, por lo demás, totalmente sólidas y viables. Por desgracia, realizar el trabajo eficazmente, con la inversión de esfuerzos y recursos que supone, no es suficiente. Ya sea por razones que pueden escapar del control de la empresa (como la insolvencia de los clientes) o no (como enviar una factura con contenido erróneo o a la persona inadecuada), no cobrar a tiempo es una de las causas más comunes que minan la liquidez empresarial: hasta el 90% de empresas afirma tener este problema.

Existen diversos métodos para paliar, en la medida de lo posible, este mal que afecta a muchas empresas en todo el mundo, como la digitalización y automatización de procesos de facturación, dos grandes aliados para reducir el Periodo Medio de Cobro (PMC). Disminuir este PMP es esencial, ya que puede llegar a significar prescindir de pedir un crédito, por lo que es un objetivo que merece la pena intentar alcanzar.

Automatizando procesos mediante RPA o Robotic Process Automation, la tecnología que hace posible Track2Pay, el sistema de SERES de monitorización de facturas y de gestión proactiva y automatizada antes de su vencimiento, se pueden establecer sistemas de avisos antes de la fecha de vencimiento de una factura, saber en cada momento en qué estado se encuentran, si el cliente la ha recibido y está conforme…

Pero, ¿qué beneficio concreto en euros supone todo esto? ¿Quiere calcularlo para el caso concreto de su empresa? Entonces, siga leyendo.

Cómo calcular el ahorro de automatizar el proceso de emisión de facturas

En SERES hemos diseñado una calculadora para poder estimar, específicamente en el caso de su empresa, cuánto puede llegar a ahorrar en su proceso de cuentas a cobrar y cuánta liquidez adicional puede liberar si reduce su PMC.

En el ejemplo, hemos preparado un escenario para una compañía con una facturación de 150 millones de euros, que emite 200.000 facturas al año, 100.000 por correo postal. Teniendo en cuenta el coste material y personal (impresión, franqueo, horas de seguimiento dedicadas, etc.), que se puede consultar en la propia calculadora al detalle, a esta empresa le cuesta 320.000€ emitir y gestionar sus facturas. Con la factura electrónica, la compañía ahorra casi 241.500 euros al año además de liberar una liquidez de 2.500.000€.

 Cómo utilizar la calculadora TRACK2PAY:

Hemos incluido algunos costes tipo que, aunque pueden variar, más o menos están estandarizados y son comunes a toda empresa, como puede ser el coste del franqueo postal o el coste unitario de enviar una factura electrónica.

Para calcular el ahorro en su empresa:

1. Debe contar con los datos indicados en la calculadora, principalmente:
   • Número de facturas emitidas (por correo electrónico y postal), para calcular la inversión mensual en materiales de envío (franqueo, impresión…).
   • Recursos dedicados al seguimiento y gestión del cobro (manipulación y remuneración de personal).
2. Introdúzcalos en las casillas correspondientes.
3. En la columna de la derecha (Beneficios), dispone de un sencillo cuadro de mando que, en función de sus datos, mostrará los recursos que podrá liberar mediante el uso de la factura electrónica y Track2pay.

Como ve, puede llegar a una cifra concreta si busca este nivel de detalle. Puede obtener un cálculo más sencillo, pero menos aproximado, si calcula las ventas medias por día y las multiplica por el número de días que ha conseguido reducir su PMC.