A utilização do EDI está estendida a numerosas indústrias mas tem uma especial penetração nos setores do retalho(supermercados, grandes superfícies, distribuidores, etc.), Automóvel (fabricantes de veículos, de componentes, concessionários, etc.), Serviços de saúde (Hospitais, centros de saúde, clínicas, farmacêuticas, etc.) e o Transporte.
Se a sua companhia mantém relações comerciais com empresas de algum destes setores, é possível que as mesmas já estejam a trabalhar em EDI e possam encontrar uma via para melhorar a sua comunicação.
Como se utiliza o EDI nas mensagens entre fornecedor e cliente: encomendas, guias de remessa, confirmações de receção de mercadoria ou faturas?
Ainda que todos os setores utilizam os mesmos documentos é possível que existam alguns onde a existência das encomendas seja obrigatória e, outros, onde a nota de receção e mercadoria seja opcional. De igual maneira, alguns documentos contam com informação diferente segundo o setor ou tipo de intercâmbio (reposição de frescos, peixe, etc.).
Em qualquer caso, quando, por exemplo, uma grande superfície solicita ao seu fornecedor a reposição de leite, quando um Hospital solicita ao seu fornecedor de material cirúrgico o envio de novos materiais ou quando um fabricante de veículos solicita ao seu fornecedor novos pneumáticos, em todos eles se coincide no envio da fatura.
A lógica baseia-se em que o cliente, se seguimos o exemplo do fabricante de veículos, realiza uma encomenda de mercadoria (ORDERS), na qual detalha o número de pneumáticos que quer comprar. Essa encomenda indicará a quantidade solicitada, os modelos, as características, etc. O fornecedor de pneumáticos enviará a mercadoria e responderá com uma guia de remessa (DESADV) que descreve os produtos enviados. A guia de remessa pode conter informação a dois níveis, o básico e o logístico, onde se indica a organização do material em detalhe, paletes, caixas, etc. A fábrica, depois de receber os pneumáticos, enviará uma confirmação de receção de mercadoria (RECADV) que é essencial porque indicará as discrepâncias, em caso de existir (por exemplo se recebe 80 pneumáticos em vez de 100 ou se o modelo de 4 de eles não é o solicitado). Depois da verificação o fornecedor emitirá a fatura de venda (INVOIC) com as correções correspondentes.
O terceiro ator: a transportadora / Operador Logístico
Um projeto EDI não só permite gerir a relação entre o fornecedor r o cliente. Nesta relação é normal que participe uma empresa de transporte ou logística que envia a mercadoria física ao centro logístico do cliente.
Além dos documentos mencionados, no âmbito logístico também se utiliza o aviso de expedição (DESADV), a instrução para expedição (INSDES), relatório da situação da nota de encomenda (OSTRPT), situação de transporte (IFTSTA), previsão de necessidades ou consumos, programação de entregas, resposta ao programa de entregas (DELFOR), etc.
Este intercâmbio de informação em tempo real permite melhorar os cálculos para otimizar tempos, espaços e recursos humanos e económicos. A maioria de operadores logísticos, devido à condição dos seus clientes e a quantidade de bens que transportam, trabalham em EDI.
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