Un día cualquiera en el departamento de administración de una empresa normal. Suena el teléfono y entre los que están allí sentados comienzan las miradas de unos a otros con la esperanza de poder evitar tener que ser el que responde la llamada. Finalmente parece que uno se arma de valor y responde. Al otro lado, el mismo de siempre, el proveedor que llama para saber qué pasa con su factura. La cara de resignación en la reacción de la persona que tiene el teléfono en mano, hace indicar que está no es la primera ni probablemente será la última vez que tiene que aguantar ese momento.
La falta de visibilidadMuchas veces juzgamos cómo pesado a nuestro proveedor, por querer saber en qué estado se encuentra su factura. No caemos en la cuenta de que cuando él nos la hacer llegar por correo postal o adjunto a un email, su control sobre la misma se pierde. Como mucho puede conocer saber si ese email ha sido abierto, ni siquiera si le has prestado atención a leerlo.
Según diversos estudios, el 47% del retraso en el pago de las facturas se debe a que se envíaba a la persona incorrecta o al departamento equivocado; o a errores en el contenido de la misma, y que no se trasladen al proveedor. Este se da cuenta una vez llega la fecha de pago y vé que no ha cobrado y lo reclama a su cliente. Demasiado tarde.
Tienen mucho trabajo cómo para perderlo en eso. Es entonces, cuando uno se pregunta: ¿no sería más fácil que la propia factura le dijese cómo está? Suena a fantasía o ciencia ficción, pero es la única solución para quedar bien con todos. El problema, es que el papel por sí solo no puede generar esa respuesta, o por lo menos no de forma eficiente. Pero, ¿y si hubiese otro formato que si lo permite?
Acción - reacción y problema solucionado
En resumidas cuentas, él quiere saber cómo está su factura y tú que deje de llamar constantemente por algo que no aporta valor. Por ello, la solución pasa por reaccionar de forma proactiva a sus necesidades información. Simplemente se genera un sistema que cuando abras, valides, aceptes o apruebes la factura, se le envíe una notificación a su email de forma automática. Siempre y cuando a ti te interese informarle de cada uno de estos puntos, puesto que puede ser personalizable. Con ello eliminamos sus constantes preguntas y ganaremos todos en tranquilidad.
VIDEO - ANALISIS
Mejora la relación con tus proveedores aportandole mayor visibilidad de sus facturas
Sergio Ruiz, director de la unidad de negocio de Iberia de SERES analiza en profundidad, desde la perspectiva de un director financiero, los problemas asociados a la gestión de discrepancias y aprobación de una factura con tu proveedor y la mejor forma para aportarle mayor visibilidad y automatizar ese proceso.
