Hace ya años, cuando alguien moría y no se sabía de qué, se recurría invariablemente a la misma explicación. ¡Pobre, ha muerto de cólico miserere!
Los cementerios de empresas están llenos de negocios rentables con la persiana echada o en trance de bajarse. ¿Qué lleva a una empresa que es rentable, que cada vez vende más, a entrar en un círculo vicioso que la lleve a la tumba? Habitualmente la falta de liquidez.
La liquidez de una empresa está íntimamente ligada con su ciclo efectivo-actividad-efectivo. Es decir, cuánto tiempo transcurre desde que se invierte una unidad monetaria en la actividad (por ejemplo en la compra de materias primas), hasta que se recupera a través del cobro. O como es conocido habitualmente, el periodo medio de maduración. Las magnitudes que intervienen en el problema son sobradamente conocidas. La cantidad de dinero o recursos encadenados a las existencias y saldos de cliente pendientes de cobro, aliviados o disminuidos con la financiación concedida por terceros – las cuentas a pagar a acreedores y proveedores- constituyen las Necesidades Operativas de Fondos o NOF. Como es obvio a mayor volumen de ventas, mayores son las necesidades operativas. Y obviamente, cuanto más largo es el ciclo (periodo medio de maduración), más altas son. Estos saldos o recursos encadenados al ciclo de actividad tienen que ver con el sector de actividad y la política de cobros y pagos de una empresa. Una empresa que vende al por menor, paga a 60 días y tiene poco tiempo las existencias en la estantería tiene periodos de maduración negativos. Es decir, es financiada por sus proveedores. Una empresa que fabrica productos complejos que requieren periodos largos de fabricación tendrá periodos de maduración largos. Es decir, financia a sus clientes. Dentro del mismo sector de actividad, digamos “el estado del arte” del periodo medio del sector, las diferentes políticas de cobro y pago otorgan diferencias en el periodo de maduración. Y quien mejor maneja ese parámetro, es más competitivo.
Las necesidades operativas de fondos, esa cantidad de dinero necesaria para levantar todos los días la persiana, es financiada de dos maneras. En parte, con el excedente de recursos fijos, es decir el fondo de maniobra, o lo que sobra tras financiar los activos fijos mediante lo que pusieron (o dejaron de llevarse cada año) los socios - el capital y las reservas - y los préstamos a largo plazo. Habitualmente esto no es suficiente, y hay que recurrir a capital con coste para complementar esas necesidades de financiación. Dado que el fondo de maniobra no es fácilmente modificable en el corto plazo, la empresa recurrirá a capital ajeno para amortiguar las variaciones en las NOF. Ese capital ajeno no es ilimitado, y además de para financiar las NOF sirve entre otras cosas para financiar el crecimiento en activos.
Parece prudente por tanto pensar muy bien a que se dedica ese bien escaso, que sabiamente manejado puede aportarnos ventajas competitivas definitivas. Por ello, la empresa debe tener bajo su control los parámetros que afectan a sus necesidades de fondos especialmente, muy especialmente, si está creciendo. Descontrolar esas NOF puede llevarla a problemas de liquidez antes de que se haya dado cuenta. Sorprendentemente, un tercio de las empresas europeas, especialmente PYMES, utiliza más NOF de las necesarias, detrayendo esa liquidez de otros menesteres o pagando un coste por ella. No es casualidad que el ratio días de financiación neta, o nº de días que en promedio la empresa ofrece financiación por razón de su actividad comercial (compras y ventas), sea de 5 días para las grandes empresas y de 20 días para las PYMES según datos de la central de balances del Banco de España.
El periodo medio de maduración se compone de varios subperiodos, a saber, periodo medio de inventario (días que las materias primas y productos terminados permanecen de media en las estanterías), el periodo medio de cobro, o días que se tarda en cobrar de media a los clientes y el de pago (días de media en pagar a los proveedores). Cada uno de esos subperiodos actúa como un resorte, de modo que según aumente o disminuya lo hacen proporcionalmente las NOF, como si de los mandos de control de un avión se tratara. Esas son las herramientas fundamentales para controlar las NOF. Y dependen todos los días de decisiones aparentemente secundarias, como no reclamar a tiempo a un cliente una deuda vencida, o anticipar el pago a un proveedor “en apuros”. Gestionar pues esos periodos con mimo es la clave de ese sabio manejo, del mismo modo que los farmacéuticos combinan con precisión elementos que, negligentemente mezclados son mortíferos venenos.
No disponer de un análisis, proyección y herramientas para gestionar esos periodos y controlar las necesidades de liquidez es como confiar en un curandero para que nos diagnostique sin una sola prueba y nos prescriba sanguijuelas, cataplasmas y conjuros. Morirse es malo. Lo realmente triste es no saber de qué.
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Pedro Fernández Gascueña Manager Fintech & BPO SERES |
La automatización en los procesos de cobro
Realizar una gestión activa del proceso de gestión de facturas enviadas es vital para evitar retrasos en el cobro de las mismas. Y hacerlo con herramientas que faciliten el trabajo a nuestro personal será clave para que estos puedan dedicarse a labores que requieran de un trato humano.
La tecnología juega un papel fundamental en este sentido, pues permite sustituir trabajos repetitivos y de poca complejidad por automatismos que liberan de carga laboral a nuestros recursos humanos y les permite ser más decisivos en ciertos momentos clave en la gestión del cobro.
