Desde hace muchos años asistimos a una demanda creciente por parte de empresas y autónomos que solicitan que se reconozca la validez de la digitalización de documentos recibidos en soporte papel y permita la sustitución de los documentos originales en papel por los correspondientes ficheros que contengan las imágenes gráficas de las mismas y, consecuentemente, pueda autorizarse la destrucción de ingentes cantidades de papel que constituyen los documentos originales, con los consiguientes ahorros en la gestión, manejo documental y de archivo, favoreciendo de esta manera la reducción de costes fiscales indirectos.
Por lo tanto, la Agencia Estatal de Administración Tributaria recoge en el artículo 7 de la Orden EHA/962/2007 que la digitalización certificada de la AEAT es la obtención de una imagen digital fiel e íntegra del documento original en papel que se pretenda sustituir cumpliendo con un nivel de resolución y unas especificaciones técnicas que sean admitidas por la Agencia Estatal de Administración Tributaria que pretende la mejora, el ahorro y la rapidez en el envío de documentos.
El proceso de digitalización por parte de las empresas y autónomos puede ser llevado a cabo por ellos mismos o por la contratación de un tercero que preste los servicios de digitalización mediante el empleo de un software de digitalización certificado
Esta seguridad en la validez de los documentos ha hecho que en los últimos años proliferen diversos servicios para los contribuyentes y que estos tengan cada vez más facilidades a la hora de contactar con la AEAT.
La contratación de un proveedor de digitalización certificado por la AEAT facilita mucho los procesos de comunicación entre Administración y empresa, ya que los propios proveedores cuentan con softwares que se adaptan a las necesidades de cada empresa independientemente de si eres autónomo o tienes una empresa grande.
Tal es el caso de SERES que lleva más de 30 años impulsando el intercambio electrónico de documentos.
Seres cuenta con sus propias soluciones para empresas tales como: