A fatura é o documento que se compromete com o pagamento e, acima de tudo, com a cobrança. Muitas vezes, o principal demérito de alguns departamentos financeiros das empresas tem sido o atraso nos pagamentos, ou seja, as faturas na gaveta. Fatura-se a 90 dias, mas paga-se a 120 ou mais. Trata-se de um desajuste que se tornou crítico para a sobrevivência de muitas empresas e para o seu bom desempenho. Se não cobram, não podem investir no seu desenvolvimento, emprego, equipamentos, etc. Sem a pretensão de sermos críticos, a morosidade tem tido efeitos muito negativos na economia portuguesa.
Muitas empresas têm várias pessoas e recursos dedicados à cobrança de pagamentos, encontrando todo o tipo de desculpas nos seus devedores: não recebemos a fatura; deve ter-se perdido no correio; enviem de novo porque falta um dado; está no departamento de contabilidade; fazemos os pagamentos no dia 25 de cada mês, etc.
Este cenário, geralmente picaresco, está a desaparecer graças à fatura eletrónica, entre outras coisas, porque automatiza o rastreio das cobranças e avisa quando são cumpridos os prazos acordados. Mas há muito mais: a fatura eletrónica permite seguir exaustivamente o processo de faturação. Sabe-se quando é emitida, quando chega ao destinatário e quando este a verifica, não havendo aqui desculpas para atrasar o pagamento. Porque tem 100% de rastreabilidade. A fatura eletrónica garante que o destinatário recebeu o documento, confirma a existência de um intermediário que o transformou e verificou e que a outra pessoa o leu.
De acordo com diversos estudos, cerca de 30% dos atrasos ou omissões de pagamento explicam-se pelo fato de a fatura não ter chegado à pessoa certa ou porque parte dos dados são incorretos.
No caso das empresas que utilizam os serviços de um operador de fatura eletrónica, essas garantias são ainda maiores porque existe um Terceiro de Confiança que facilita todo o processo e dá fé do que foi declarado. Além disso, esse operador possui informações valiosas sobre o cliente, sobre a sua fiabilidade, sobre a sua capacidade de pagamento, sobre a sua trajetória empresarial, etc. Graças a esse conhecimento e a essas referências, as empresas poderão gerir as suas faturas com mais eficiência e, se necessário, adiantar a sua cobrança negociando-as com uma instituição financeira, melhorando assim a sua capacidade operacional.