Em 2004, a Autoridade Tributária e Aduaneira (AT) e o Governo português iniciaram os trabalhos para tornar a faturação eletrónica obrigatória em Portugal, com a publicação do Decreto-Lei n.º 256/2003, que estabeleceu as bases da faturação eletrónica no país.
A partir de 1 de novembro de 2009, todas as transações relacionadas com contratos públicos tiveram de ser efetuadas eletronicamente através de várias plataformas eletrónicas certificadas, de acordo com o Decreto-Lei n.º 18/2008.
Em 2014, foi publicada a Diretiva 2014/55/UE a nível europeu, que veio dar um novo impulso à normalização da faturação eletrónica nas administrações públicas.
Seguindo esta linha, em 31 de agosto de 2017, foi publicada uma nova atualização do Código dos Contratos Públicos, que alterou o Decreto-Lei n.º 18/2008 para tornar obrigatória a faturação eletrónica B2G em todo o país a partir de 1 de Janeiro de 2019. Esta data foi prorrogada até 18 de abril de 2020 para as administrações públicas locais.
Em Janeiro de 2021, a faturação eletrónica B2G tornou-se obrigatória para as grandes empresas. Espera-se que, em 2023, esta obrigação seja alargada a todas as empresas do país, incluindo micro, pequenas e médias empresas e entidades públicas, como as entidades adjudicantes.
A partir de 31 de dezembro de 2024, as empresas portuguesas podem continuar a utilizar faturas em PDF como faturas eletrónicas.
Até 31 de dezembro de 2025, as empresas podem continuar a aceitar faturas em formato PDF, as quais serão consideradas faturas eletrónicas para todos os efeitos legais. A partir de 1 de Janeiro de 2026, passa a ser necessário incluir a Fatura Eletrónica Qualificada (FQE).
A partir de 1 de janeiro de 2025, as pequenas e microempresas serão obrigadas a aderir ao sistema de faturação eletrónica B2G.
O sistema de faturação eletrónica B2G em Portugal assenta num modelo descentralizado, pelo que os organismos públicos podem utilizar a plataforma de receção de faturas disponibilizada pelo eSPAP ou desenvolver as suas próprias plataformas de receção, validação e processamento de faturas eletrónicas. Esta ligação pode ser efetuada através do protocolo AS2 ou de Web Services.
Como neste caso particular todas as faturas emitidas por uma empresa devem ser geradas a partir de software homologado e certificado pela autoridade portuguesa, para cumprir a norma é necessário utilizar software que reúna as caraterísticas de uma solução auditada e certificada pela DGCI, de acordo com os requisitos estabelecidos pelas Portarias n.º 363/2010 e 340/2013.
A eSPAP (Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública) é responsável pela coordenação da implementação do sistema de faturação eletrónica em Portugal.
Com o objetivo de simplificar a comunicação das faturas, aumentar o controlo das transações e combater a fraude fiscal, a AT portuguesa tornou obrigatória a inclusão do código ATCUD (Código de Validação do Número Sequencial) e do código QR nas faturas e nos documentos fiscais relevantes.
Os códigos ATCUD devem constar em todas as faturas, devendo ser legíveis independentemente do suporte em que são apresentados ao cliente, seja em formato eletrónico ou impresso.
O código QR apenas é aplicável às faturas apresentadas em papel ou em PDF assinado. Nos documentos com mais de uma página, o ATCUD aparecerá em todas elas, enquanto o código QR pode aparecer na primeira ou na última página.
Para incluir os códigos ATCUD e QR nas faturas, é necessária uma solução informática certificada pela AT e o código de validação de série emitido pela mesma autoridade tributária.
A partir de 1 de Janeiro de 2023, as faturas devem incluir o código ATCUD (Código de Validação Numérica Sequencial) e as faturas em papel ou em PDF devem incluir um código QR.
O sistema fiscal português prevê a comunicação de informação fiscal e contabilística através do sistema SAF-T (Standard Audit Tax Purposes).
A última novidade, definida pela Portaria n.º 31/2019, de 24 de janeiro, é a aplicação da declaração do ficheiro SAF-T aos períodos de 2026 e seguintes, a entregar em 2027 e nos anos seguintes.
A obrigatoriedade do ficheiro SAF-T foi introduzida pelo Código do Imposto sobre o Valor Acrescentado (CIVA), enquanto os requisitos técnicos, com a estrutura em formato XML, constam da Portaria n.º 321-A/2007.
Por outro lado, a Portaria n.º 31/2019 estabeleceu os requisitos específicos para a submissão dos ficheiros SAF-T à Autoridade Tributária e Aduaneira (AT) e o Decreto-Lei n.º 198/2012 detalhou as obrigações relativas à faturação e comunicação dos documentos de transporte.
Em Portugal, a obrigatoriedade de entrega do ficheiro SAF-T aplica-se às empresas que exerçam atividades comerciais e estejam sediadas no país. Neste grupo incluem-se todas as entidades sujeitas a IVA, que devem apresentar a sua informação fiscal e contabilística em formato digital.
Existem três tipos de ficheiros: o SAF-T de faturação, que deve ser entregue até ao dia 5 de cada mês; o SAF-T de contabilidade, que pode ser entregue mensalmente ou anualmente; e o SAF-T de documentos de transporte, que deve ser entregue antes do início de qualquer movimento de mercadorias.
Deve ser gerado em formato XML para garantir a normalização e a legibilidade dos dados. Para esse efeito, as empresas portuguesas devem utilizar software certificado pela Autoridade Tributária.
Por outro lado, o processo de automatização é fundamental para gerar e enviar o ficheiro SAF-T. As empresas devem assegurar que os seus sistemas de gestão estão integrados com software que facilite a captura de dados contabilísticos e fiscais e que estes sejam submetidos dentro dos prazos estabelecidos pela regulamentação em vigor.