Começar a utilizar o EDI implica adaptar a sua gestão e os seus programas de faturação, armazém, contabilidade, etc., a uma nova linguagem e codificação não incluída na maioria dos ERP do mercado. Por quê? O principal motivo é que o EDI é uma forma de relação que tem em conta tanto o emissor como o recetor ao passo que os ERP normalmente se centram única e exclusivamente em organizar o seu cliente e não tanto na relação entre este e os seus parceiros comerciais (clientes e fornecedores).
Por isso deve-se ter em conta quatro alterações:
- Em primeiro lugar, é necessário gerar um documento eletrónico de acordo com o padrão das Nações Unidas UN/EDIFACT. Existe algum outro padrão nas relações EDI? Sim, inclusive cada vez é mais comum o intercâmbio de documentos XML, mas este é o mais utilizado.
Para transformar a informação que sai do seu ERP é necessário um Serviço EDI, que pode ser um software ou uma estação EDI que faça a ligação com a nossa informática interna e traduza a informação para o padrão e ao mesmo tempo faça a ligação com a sua caixa de correio eletrónico avançada EDI.
Esta adaptação e estruturação para a linguagem eletrónica devem reger-se pelo padrão. Por quê o UN/EDIFACT? Porque o UN/EDIFACT utiliza-se como "linguagem esperanto" do comércio, administração e transporte. - Em segundo lugar, para saber que o produto referido é exatamente aquele que se envia e que tem as características acordadas é necessário identificá-lo univocamente, tanto para o emissor como para o recetor e, para isso, o EDI utiliza os Códigos EAN. Sabe onde estão? Em qualquer produto com código de barras.
- Uma vez identificados os produtos e a nossa empresa globalmente, necessitaremos uma rede ou canal de comunicação pela qual fazer chegar as mensagens ao destinatário. No âmbito EDI utilizam-se maioritariamente as Redes de Valor Acrescentado (RVA) ou Redes VAN.
- Em último lugar, começar a enviar e receber. A sua empresa intercambiará encomendas (orders), guias de remessa (desadv), fatura electronica (invoic), etc. cuja informação poderá ser consultada através de um acesso online ao seu serviço EDI ou através do seu ERP (integração) evitando que a sua empresa tenha que alterar a sua forma de trabalhar para adaptar-se e participar numa das maiores comunidade de negócios do mundo.
O EDI no século XXI
O conceito EDI evoluiu do seu contexto inicial, baseado no padrão EDIFACT e nas redes de valor acrescentado para outro mais aberto no qual a utilização de novos formatos, documentos, padrões e protocolos são compatíveis. Contar com um serviço ou software EDI já não só é possível para trabalhar sob esse conceito, como também se transformou para oferecer um serviço global de intercâmbio eletrónico de dados no qual todos os participantes estão ligados independentemente da tecnologia ou padrão utilizado.
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