Es importante para el departamento de cuentas a pagar tener un apoyo dentro del procedimiento de contratación de la empresa. Las complicaciones que puedan surgir durante el tratamiento del pedido se verán reflejados en el momento de recibir la factura, aumentando la carga de trabajo y retrasando la gestión de la misma. Pasamos a analizar las claves para detectar esos posibles errores a tiempo.
Identificar la compra
Las facturas muchas veces solo reflejan el bien o servicio que se presta, las cantidades y los importes. El código de factura que aparece en la mayoría de ellas es un lenguaje interno de nuestro proveedor que a nosotros nos sirve de poco.
A pesar de que los conceptos de la factura están perfectamente conocidos por el comprador de nuestra empresa y el proveedor, no tienen por qué serlo para el departamento de cuentas a pagar, que debe gestionar otros tantos pedidos de las mismas características y que al recibirla, se encuentra con una factura sin identificar, teniendo que sumar esta labor improductiva a su trabajo diario.
Establecer códigos asumidos por las dos partes
Una solución común es que la referencia interna esté identificada (numeración de departamento, pedido, contrato, albarán...) que facilite posteriormente la identificación de la factura en nuestro sistema. Eliminamos el trabajo improductivo de tener que buscar a qué pedido pertenece y directamente pasa a validarse, de forma automática. Con esto podemos aumentar considerablemente el número de facturas gestionadas al día.
Asociarlo a su responsable
Tan importante es identificar el pedido asociado a la factura cómo al responsable de revisarla y aceptarla. Cada pedido debe tener un responsable, encargado de verificar que el bien o servicio prestado se ha hecho de forma satisfactoria y que no existe discrepancia.
Entornos de gestión específico para el comprador
La factura no es solo cuestión del departamento de cuentas a pagar, debe ser gestionada paralelamente también por el comprador interno. De esta manera, conseguiremos repartir de forma equitativa las responsabilidades, que generalmente limitan al departamento financiero y, a la vez, ganar tiempo al realizar el proceso de aprobación.
Un flujo de aprobación adaptado a la complejidad de cada compañía es necesario para evitar descuidos y aumentar el control del seguimiento postarior a la recepción. De esta manera cada participante tendrá su espacio individualizado de gestión pero que revierte en una visiblidad total del estado de la factura y de los posibles cuellos de botella que se puedan producir.
Acuerdo de pago
La gestión del pago está supeditada a la fecha definida en la factura pero también a las condiciones especiales de la compra. Esto genera el problema donde el proveedor se impacienta por conocer en que estado se encuentra la misma ante la falta de visibilidad desde su emitió. Esto genera continuas idas y venidas que no aportan valor y que debe de asumir en gran medida nuestro personal de administración.
Gestión eficiente de los plazos acordados con el proveedor
Debe quedar perfectamente claro cuál es el plazo para pagar esa factura y, a partir de ahí, poder gestionar los tiempos internos entre validaciones, aprobaciones y gestiones para no llegar justos de tiempo. Además, debemos informar puntualmente al proveedor de que esos plazos se están respetando, con sistemas de comunicación automáticos aportándole mayor visibilidad y eliminando sus contactos directos para saber ''como va lo mio''.
Siendo escrupulosos con el plazo de pago, reforzaremos uno de los eslabones de nuestra cadena de suministro y gestionando rápidamente la factura, le ofreceremos la posibilidad de que se financie con nuevos instrumentos más ventajosos para sus intereses, y también los nuestros,
Automatizar un proceso demasiado lento
El papel dificulta mucho un proceso de recepción de facturas, puesto que el documento que generamos nosotros, no se realizar a través de un sistema de información que alimente la factura que posteriormente generará el proveedor. Nuestra información y la de nuestro proveedor van por caminos separados y eso generará errores, retrasos e ineficiencias.
Si este proceso lo trasladamos a un entorno electrónico, si podemos aprovechar esas ventajas, puesto que, gracias a un entorno común de información, el proveedor podrá generar las facturas con información ya previamente cargada desde nuestro pedido. Eso nos permitirá una validación y contabilización automática y una rápida gestión de discrepancias, en el caso de que las hubiera, y que el proceso de pago no sea nunca más un quebradero de cabeza en la oficina.
