Fondos operativos, factura electrónica y la rebelión de Perogrullo.

Agosto, cuatro de la tarde. Justo Fernández conduce su flamante nuevo monovolumen de siete plazas, repleto de familia en distintos grados, por algún lugar del sur. Hace demasiados kilómetros que pasó la última gasolinera. A pesar del potente aire acondicionado, Justo suda profusamente, pues no aparece una gasolinera por ningún sitio. Cuando Justo conduce su empresa, conocer las necesidades operativas de fondos es conocer cuánta gasolina necesita. Y además necesita saber a qué velocidad la gasta. No se puede permitir que, como su monovolumen, se pare a kilómetros del árbol más cercano.

Las necesidades operativas de fondos expresan cuánto necesito para financiar mi ciclo de actividad. Es decir, cuánto dinero tengo en existencias y deudas de clientes, minorado en lo que debo a terceros.

¿De dónde sale esa financiación? Del fondo de maniobra, es decir, cuánto de mis recursos permanentes sobra tras financiar el inmovilizado. Ese es el “margen de maniobra” que nos queda disponible para financiar el ciclo de actividad. Normalmente, las NOF son mayores que el fondo de maniobra, luego hay que cubrirlas con financiación externa - ¡Hombre Don Justo, que alegría verle de nuevo por nuestro banco! ¿Qué se le ofrece?

Si relacionamos las cantidades (necesidades) con la rotación (el consumo) y un horizonte temporal (por ejemplo, el año) obtenemos el periodo medio de maduración (la autonomía). Es decir, el tiempo que transcurre desde que se dedican recursos para obtener las materias primas o servicios necesarios para el proceso de explotación hasta que se recuperan mediante la venta o cobro. Durante ese periodo debemos financiar dicho proceso de explotación, bien con recursos propios o externos.  Por tanto, mantener bajo este parámetro (dentro de las particularidades de cada empresa y sector, viene a ser la expresión técnica del viejo axioma “cobra pronto y paga tarde”.

El periodo medio de maduración es la expresión de varios factores. Periodo medio de inventario (tiempo que tengo mercancías o materias primas en la estantería), periodo medio de clientes o cobro (lo que tardan en pagar mis clientes) y periodo medio de pago a proveedores (lo que tardo en pagar a mis proveedores). Como en todos los órdenes de la vida, cada santo pide por su ermita, y por ello cada parámetro necesita sus palancas para ser movido, con el objetivo final de hacer lo menor posible el periodo total.

Las acciones para cumplir con la primera parte del axioma “cobra pronto” son de Perogrullo. Recoger rápido los pedidos, servir rápido y conseguir que el cliente tenga cuanto antes la factura.  ¿El cliente? no, exactamente Matías, a la sazón su responsable de pagos.  Justo, eficaz gestor de su empresa, dispone de un eficiente call center y una web -que nos ha costado un riñón – para recibir los pedidos lo más rápido posible. Pedidos que gracias a su nuevo ERP llegan al almacén donde el flamante sistema de almacén inteligente los expide en menos que canta un gallo. A partir de aquí, las facturas son enviadas diligentemente para que Matías las tenga cuanto antes… ¿son enviadas diligentemente? En ocasiones Justo espera varios días al “día de procesar facturas”. Llegado ese día, las imprime. Una persona de la empresa las ensobra, franquea y deposita, en el mejor de los casos al día siguiente, en un buzón amarillo en la calle. En otras ocasiones imprime las facturas junto a expedición de la mercancía, y las mete en una caja del pedido para que el mozo de almacén que la recibe se la dé rápido a Matías. En muchas ocasiones, Justo envía las facturas mediante un correo electrónico. Justo el mismo sistema que utiliza para enviar las felicitaciones de Navidad. ¿Cuántos días de proceso pierde Justo hasta que la factura está en manos de Matías? ¿Cuánta liquidez implican esos días?

Pero, además, Justo envía sus facturas y se queda esperando a su cobro. Si no se molesta en hacer un seguimiento de cada factura, puede encontrarse con que pasado el día de vencimiento Matías alega que no ha recibido la factura. Vuelta a empezar. ¿Cuántos días de cobro pierde Justo?

Sorprendentemente, Justo dispone de un sistema que, integrado con su ERP, pone casi instantáneamente a disposición de su destinatario la factura. Además, puede verificar si Matías ha recibido la factura y, en caso contrario, reaccionar ante ello. Y si Matías otorga su conformidad a la factura o por el contrario tiene alguna discrepancia, lo conocerá de inmediato. Y de nuevo, dispone de herramientas para reaccionar antes de que venza la factura.  No sólo puede verificarlo, sino que además hay un tercero que da fe de todo ese proceso. Justo tiene un sistema que otorga a sus facturas inmediatez, certeza y trazabilidad. La factura electrónica. Pero Justo sólo lo utiliza ¡cuando sus clientes le obligan!.  Las de los demás clientes, al buzón amarillo. ¡Si Perogrullo levantara la cabeza!

La automatización en los procesos de cobro

Realizar una gestión activa del proceso de gestión de facturas enviadas es vital para evitar retrasos en el cobro de las mismas. Y hacerlo con herramientas que faciliten el trabajo a nuestro personal será clave para que estos puedan dedicarse a labores que requieran de un trato humano. 

La tecnología juega un papel fundamental en este sentido, pues permite sustituir trabajos repetitivos y de poca complejidad por automatismos que liberan de carga laboral a nuestros recursos humanos y les permite ser más decisivos en ciertos