En Colombia la digitalización empresarial aún no es masiva y el comercio electrónico emerge como un motor fundamental para el crecimiento económico que, además, impulsa la competitividad empresarial de las pymes y mipymes a través del uso de tecnologías de la información y comunicación (TIC).
Para potenciar este desarrollo, las empresas buscan soluciones innovadoras, como las firmas digitales, que faciliten la transición hacia una economía más ágil, eficiente y conectada.
¿Qué es la firma electrónica en Colombia?
La firma electrónica en Colombia se define como un conjunto de datos electrónicos que van adjuntos a un documento para identificar al firmante y confirmar su consentimiento. En Colombia existen dos tipos de firmas electrónicas:
- Firma electrónica simple (FES), que no requiere un proceso de validación avanzado, y generalmente se usa para documentos que no tienen un alto riesgo en términos de seguridad o valor jurídico.
- La firma digital es más segura y confiable porque va encriptada para garantizar la autenticidad y la integridad del documento firmado.
Es importante aclarar que toda firma digital es firma electrónica, pero no toda firma electrónica es firma digital.
La regulación de la firma electrónica en Colombia está basada, principalmente, en la Ley 527 de 1999, por la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.
Asimismo, el Decreto 2364 de 2012 estableció los requisitos para el uso de la firma digital: códigos, contraseñas, datos biométricos o claves criptográficas que permiten identificar a una persona en relación con un mensaje de datos. A través de la Ley 1672 de 2013 se reconocía la firma electrónica como prueba válida en los procedimientos judiciales.
Finalmente, la Resolución 0080 de 2020 conseguía regular la implementación de la firma electrónica en el ámbito de la Administración Pública.
Requisitos que debe cumplir una firma electrónica en Colombia
Una firma electrónica simple debe estar vinculada al firmante de forma única y de manera que permita la identificación de este. Por otro lado, el documento firmado debe ser accesible para su verificación y conservación y, obviamente, el firmante debe tener la intención de firmar el documento.
Mientras, una firma digital se debe generar a través de un certificado digital emitido por una entidad certificadora (Cámara de Comercio de Colombia o el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones). El proceso implica el cifrado criptográfico para verificar la autenticidad y que el documento no haya sido alterado. Además, debe ser única y que garantice su confidencialidad e integridad.
¿Quién puede usar la firma electrónica en Colombia?
La DIAN autoriza el uso de la firma electrónica para el cumplimiento de las obligaciones, operaciones y trámites realizados por personas naturales que actúen en nombre propio o representen a otra persona natural y jurídica incluidas aquellas que se encuentren viviendo en el exterior. También podrá ser utilizada por todas aquellas personas que quieran presentar declaraciones tributarias y operaciones de pago de manera virtual.
Algunas de sus principales aplicaciones son contratos electrónicos, trámites administrativos, bancos y transacciones financieras y documentos legales y procedimientos judiciales en el el sector jurídico.
¿Qué beneficios tiene usar la firma electrónica en Colombia?
Entre los beneficios podemos mencionar los siguientes:
- Permite realizar transacciones y firmar documentos de manera rápida y segura.
- Disminuye los gastos relacionados con la impresión, envío y almacenamiento de documentos en papel.
- La autenticidad e integridad de los documentos están garantizadas, lo que reduce, a su vez, el riesgo de fraude.
- Los usuarios pueden firmar documentos desde cualquier lugar y en cualquier momento.
