El proceso de implementación de la factura electrónica en Costa Rica se inició en el año 2017 a través de la Dirección General de Tributación. Comenzó de manera gradual a través de un programa en el que los contribuyentes se incorporaron según sector y actividad comercial.
En 2018, se impuso la obligación de facturar electrónicamente a todos los contribuyentes tanto en el envío como en la recepción de facturas. Además, se fijó un calendario de adhesión.
En Costa Rica se sigue el modelo clearance en el que existe una etapa de autorización previa por parte del gobierno y la aceptación en vivo por parte del cliente. Es decir, las facturas deben ser aceptadas para ser válidas. Una vez recibida la respuesta de las autoridades, el emisor remite la factura al destinatario.
Actualmente, se deben presentar a la Dirección General de Tributación: facturas electrónicas, factura electrónica general, notas de crédito y débito, vales para ventas al consumidor, notificación de aceptación o rechazo, exportar factura electrónica (desde 2019) y facturas electrónicas de compras para partes que no usan recibos electrónicos.
Esquema de funcionamiento de la factura electrónica en Costa Rica
- Registro en la DGT para obtener la firma electrónica: Para realizar transacciones y firmar electrónicamente las facturas, es necesario que los usuarios se registren en la Dirección General de Tributación (DGT). Como resultado, obtendrán una firma electrónica, facilitando así la autenticación y seguridad en las operaciones relacionadas con documentos oficiales.
- Uso del portal de impuestos del gobierno (ATV) por parte de los contribuyentes.
- Transmisión de borradores de facturas en XML a la DGT y validación: Los proveedores envían borradores de facturas en formato XML a la DGT. La entidad realiza comprobaciones de validación básicas y emite una confirmación de aceptación en un plazo de tres horas. En caso de rechazo, el proveedor debe emitir una nota de crédito para corregir la factura.
- Recepción y posible rechazo de la factura por el cliente: Una vez que la DGT emite la factura, el cliente tiene ocho días para revisarla y, si es necesario, rechazarla. El cliente emite un acuse de recibo, indicando su aceptación o rechazo de la factura.
- Confirmación de aceptación total por parte de la DGT.
- Conservación segura de facturas y mensajería de la DGT durante cinco años: Finalmente, los contribuyentes tienen la responsabilidad de conservar de forma segura tanto las facturas emitidas como la correspondencia electrónica con la DGT durante un periodo de cinco años.
Requisitos para facturar electrónicamente
Para poder emitir comprobantes electrónicos, el contribuyente debe darse de alta en la DGT y contar un mecanismo de seguridad para firmar los comprobantes electrónicos y garantizar así su integridad y autenticidad. Para ello es importante la firma electrónica, porque la factura debe ir firmada digitalmente a partir de un certificado expedido por una autoridad de certificación internacional.
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