Todo lo que debes saber sobre la factura electrónica en Colombia 2026

La fiscalización electrónica en Colombia continúa avanzando hacia un modelo más integrado, trazable y automatizado. En 2026, las empresas deben prestar especial atención a la factura electrónica, los Documentos Equivalentes Electrónicos, la nómina electrónica y la correcta gestión de la información fiscal ante la DIAN.

A través de la Resolución DIAN 000227, de 23 de septiembre de 2025, la entidad consolidó en un único cuerpo normativo distintas disposiciones tributarias, aduaneras y cambiarias de su competencia. Esta unificación facilita la consulta normativa, pero también exige a las empresas revisar sus procesos tecnológicos, fiscales y documentales para asegurar el cumplimiento operativo.

Dentro de las principales novedades y obligaciones que deben tener en cuenta las empresas se encuentran la evolución del sistema de facturación electrónica, la sustitución de determinados documentos equivalentes por su versión electrónica, la correcta gestión de operaciones en moneda extranjera y la transmisión de información asociada a la nómina electrónica.

¿Qué supone este modelo de fiscalización electrónica? 

Este modelo busca reforzar la trazabilidad de la información fiscal, reducir el uso de documentos físicos y facilitar el cruce automatizado de datos entre operaciones comerciales, ingresos, costes, deducciones y pagos laborales.

En este escenario, la sincronización tecnológica, la calidad de los datos y la integración entre sistemas ya no son solo cuestiones operativas. Son elementos clave para garantizar el cumplimiento normativo y evitar incidencias en los procesos de validación, reporte y conservación documental.

Nuevas disposiciones para empresas que facturan electrónicamente en Colombia

La factura electrónica de venta es uno de los ejes principales del sistema de facturación electrónica en Colombia. Para que tenga validez fiscal, debe cumplir con las condiciones técnicas y tecnológicas establecidas por la DIAN, incluyendo los requisitos de generación, transmisión, validación y conservación.

Las empresas deben revisar especialmente:

• La correcta emisión y validación de la factura electrónica.

• La integración del sistema de facturación con el ERP o software contable.

• La gestión de contingencias tecnológicas.

• La conservación y trazabilidad de los documentos electrónicos.

• La actualización frente a cambios normativos y anexos técnicos de la DIAN.

En este contexto, la facturación electrónica no debe entenderse únicamente como una obligación legal, sino como una oportunidad para automatizar procesos administrativos, reducir errores manuales y mejorar el control interno de las operaciones comerciales. 

Documento Equivalente Electrónico en Colombia 

Los Documentos Equivalentes Electrónicos forman parte del sistema de facturación electrónica colombiano y sustituyen determinados documentos equivalentes que tradicionalmente se expedían en formato físico o no electrónico.

Estos documentos tienen validez tributaria y pueden servir como soporte para impuestos descontables, costes y deducciones, siempre que se cumplan los demás requisitos establecidos en la normativa vigente.

Los Documentos Equivalentes Electrónicos se utilizan en actividades económicas específicas en las que la normativa permite expedir un documento diferente a la factura electrónica de venta. No obstante, los sujetos obligados también pueden optar por emitir factura electrónica de venta cuando corresponda.

Entre los principales Documentos Equivalentes Electrónicos se encuentran:

• Tiquete de máquina registradora con sistema POS electrónico.

• Tiquete de transporte de pasajeros.

• Extracto electrónico.

• Tiquete o billete de transporte aéreo de pasajeros.

• Documento electrónico para juegos localizados.

• Boleta electrónica de ingreso a espectáculos públicos y artes escénicas.

• Documento electrónico expedido para juegos de suerte y azar diferentes a los juegos localizados.

• Documento electrónico expedido por peajes.

• Comprobante electrónico de operaciones en bolsas de valores.

• Documento electrónico de operaciones en la Bolsa Agropecuaria y de Otros Commodities.

• Documento electrónico para servicios públicos domiciliarios.

• Otros documentos equivalentes electrónicos que sean definidos por la DIAN mediante regulación posterior.

Los sujetos obligados que expidan alguno de estos documentos deben hacerlo conforme a los requisitos técnicos, tecnológicos y de validación establecidos por la DIAN dentro del sistema de facturación electrónica.

Así se gestionan los Documentos Equivalentes Electrónicos en Colombia

La gestión de los Documentos Equivalentes Electrónicos requiere que las empresas adapten sus sistemas de emisión, validación, almacenamiento y consulta documental.

Esto implica revisar si la actividad económica de la empresa está asociada a alguno de los documentos equivalentes regulados, verificar el calendario y los requisitos aplicables, y asegurar que el software utilizado esté actualizado conforme a las especificaciones técnicas de la DIAN.

Además, las empresas deben garantizar que estos documentos puedan integrarse correctamente con sus procesos contables, fiscales y administrativos. La falta de integración puede generar duplicidades, errores de reporte o dificultades en la trazabilidad de la información.

Emisión de facturas electrónicas en Colombia en moneda extranjera

Cuando una operación comercial se pacta en una moneda extranjera, como dólares estadounidenses, euros u otra divisa, las empresas deben asegurar que la información fiscal reportada cumpla con los requisitos técnicos establecidos por la DIAN y con la normativa aplicable en Colombia.

En estos casos, el sistema de facturación debe permitir gestionar correctamente la moneda de la operación, la tasa de cambio aplicable y los valores requeridos para efectos fiscales.

La factura electrónica puede incluir de forma complementaria la información de la moneda extranjera utilizada en la transacción, así como la tasa de cambio aplicada. Sin embargo, los valores reportados para efectos fiscales deben cumplir con las reglas de validación establecidas en los anexos técnicos del sistema de facturación electrónica.

Una gestión incorrecta de estos datos puede generar errores en el proceso de validación o incidencias en la gestión tributaria. Por ello, las empresas que realizan operaciones en moneda extranjera deben garantizar que sus sistemas de facturación efectúen correctamente la conversión y reporten la información exigida por la autoridad tributaria.

¿Cómo funciona la Nómina Electrónica en Colombia?

La Nómina Electrónica es un documento digital que forma parte del sistema de facturación electrónica de la DIAN. Su finalidad es soportar los pagos o abonos en cuenta derivados de relaciones laborales, legales o reglamentarias, así como los pagos realizados a pensionados.

Cada mes, el empleador debe generar el Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica con el detalle de los conceptos devengados y deducidos de cada trabajador. Esto incluye salarios, prestaciones sociales, vacaciones, incapacidades, bonificaciones, comisiones, auxilios, aportes y demás conceptos aplicables.

Una vez generada, la información debe transmitirse electrónicamente a la DIAN dentro de los plazos establecidos. Tras su validación, el documento puede utilizarse como soporte fiscal para el reconocimiento de costes, deducciones e impuestos descontables, cuando corresponda.

Cuando sea necesario corregir información previamente reportada, el empleador deberá generar y transmitir las respectivas notas de ajuste de nómina electrónica.

¿Qué información contiene la Nómina Electrónica?

El Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica incluye, entre otros aspectos:

• Identificación del empleador.

• Identificación del trabajador o pensionado.

• Periodo de nómina reportado.

• Valores devengados por el trabajador.

• Valores deducidos o descontados.

• Valor total neto pagado.

• Información de las notas de ajuste, cuando existan.

La generación y transmisión de esta información puede realizarse mediante software propio, un proveedor tecnológico autorizado o soluciones tecnológicas habilitadas para cumplir con los requisitos técnicos definidos por la DIAN.

La correcta generación y validación de la Nómina Electrónica es indispensable para que los pagos laborales puedan ser reconocidos fiscalmente como costes o deducciones en las declaraciones tributarias del contribuyente.

¿Quiénes están obligados a emitir Nómina Electrónica en Colombia?

Están obligados a generar y transmitir el Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica a la DIAN todos los contribuyentes que realicen pagos o abonos en cuenta derivados de una relación laboral, legal o reglamentaria, así como pagos a pensionados, y que pretendan utilizar dichos valores como soporte de costes, deducciones o impuestos descontables en sus declaraciones tributarias.

La obligación aplica a empleadores, empresas y demás contribuyentes del impuesto sobre la renta que efectúen pagos relacionados con salarios, prestaciones sociales, vacaciones, incapacidades, bonificaciones, comisiones, auxilios y demás conceptos derivados de la relación laboral o legal con sus trabajadores.

Para garantizar el cumplimiento, este proceso debe estar correctamente controlado, documentado y alineado con los sistemas internos de gestión laboral, contable y fiscal.

¿Qué es la firma electrónica en Colombia?

La firma electrónica es un método que permite identificar a una persona en un mensaje de datos o documento electrónico y manifestar su aprobación o aceptación sobre su contenido.

Tiene validez jurídica en Colombia siempre que sea confiable y apropiada para los fines con los que se utiliza, de conformidad con la normativa vigente.

Diferencias entre firma electrónica y firma digital

La firma electrónica es un concepto amplio que comprende cualquier método tecnológico que permita identificar al firmante y expresar su consentimiento sobre un documento electrónico. Puede implementarse mediante contraseñas, códigos de un solo uso, autenticación biométrica, correos electrónicos de confirmación, mecanismos de autenticación multifactor u otras tecnologías que garanticen la identidad del usuario.

La firma digital, en cambio, es una modalidad específica de firma electrónica que utiliza criptografía de clave pública y certificados digitales emitidos por entidades de certificación acreditadas. Este mecanismo ofrece altos niveles de autenticidad, integridad y no repudio, permitiendo verificar que el documento no ha sido alterado después de su firma.

Por lo tanto, toda firma digital es una firma electrónica, pero no toda firma electrónica es una firma digital.

Marco normativo de la firma electrónica en Colombia

La regulación de la firma electrónica en Colombia se fundamenta principalmente en:

• La Ley 527 de 1999, que establece el marco jurídico para los mensajes de datos, el comercio electrónico y las firmas digitales.

• El Decreto 2364 de 2012, actualmente compilado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, que reglamenta el uso de la firma electrónica y define los criterios de confiabilidad exigidos para su utilización.

Las normas sobre gobierno digital y transformación digital que promueven el uso de mecanismos electrónicos para la interacción entre ciudadanos, empresas y entidades públicas.

La normativa sectorial emitida por entidades como la DIAN, la Superintendencia Financiera y otras autoridades que regulan el uso de firmas electrónicas en procedimientos específicos.

¿Para qué se utiliza la firma electrónica?

Actualmente, la firma electrónica se utiliza en múltiples procesos digitales, entre ellos:

• Firma de contratos y documentos comerciales.

• Procesos de vinculación laboral y recursos humanos.

• Trámites tributarios y aduaneros.

• Operaciones financieras y bancarias.

• Procesos de contratación pública y privada.

• Gestión documental y aprobación de documentos corporativos.

Gracias a su validez jurídica y a los mecanismos de autenticación disponibles, la firma electrónica se ha consolidado como una herramienta clave para la digitalización de procesos en Colombia.

¿Cómo debes preparar a la empresa para el cumplimiento electrónico en Colombia?

Para cumplir con las obligaciones electrónicas en Colombia, las empresas deben revisar no solo la emisión de documentos, sino todo el flujo operativo que conecta ventas, compras, administración, finanzas, tecnología y cumplimiento normativo.

Algunos aspectos clave son:

• Validar que el software de facturación esté actualizado conforme a los requisitos de la DIAN.

• Revisar la correcta emisión de factura electrónica y Documentos Equivalentes Electrónicos.

• Garantizar la transmisión de nómina electrónica y notas de ajuste cuando aplique.

• Comprobar la integración con ERP, sistemas contables y plataformas internas.

• Actualizar procedimientos internos de conservación, trazabilidad y auditoría documental.

• Formar a los equipos de Finanzas, Administración, TI y Compliance.

La digitalización fiscal exige una visión integral. No se trata únicamente de cumplir con una obligación documental, sino de asegurar que los datos sean consistentes, trazables y estén disponibles en todo el ciclo operativo.

SERES como socio en la automatización y cumplimiento fiscal electrónico

SERES acompaña a las empresas en la digitalización de sus procesos S2P y O2C, integrando factura electrónica, EDI, reporte fiscal, automatización documental y conectividad con sistemas empresariales.

Su enfoque modular permite abordar primero los procesos críticos y evolucionar hacia un modelo de mejora continua, con trazabilidad documental, integración con ERP y acompañamiento experto en entornos normativos complejos.

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