El pasado 1 de noviembre comenzó la obligatoriedad de emisión de nómina electrónica para todas aquellas empresas que tengan entre 11 y 100 empleados.
¿Cómo funciona la nómina electrónica?
La implementación de la nómina supone un cambio en los sistemas de facturación de las compañías. La solución desarrollada por SERES genera nóminas electrónicas a partir de la información obtenida del software de nómina de la empresa y las envía a la Unidad Administrativa Especial de la DIAN, de acuerdo con los requisitos técnicos y legales establecidos en la Resolución 000037.
Una vez que la DIAN recibe la nómina, el sistema genera, firma, almacena y envía un mensaje de validación con el valor “Documento validado por la DIAN”. Con la validación obtenida, la solución de SERES integra el mensaje de la DIAN en la herramienta de gestión interna de la empresa junto con la representación gráfica de las nóminas para que sean remitidas de forma automática a los empleados.
Además, la solución preserva las nóminas electrónicas por el tiempo legalmente establecido garantizando su integridad y confidencialidad.
De acuerdo con la nueva resolución, no habrá modificaciones en las fechas establecidas para aquellos contribuyentes que no estén obligados a expedir factura electrónica, que seguirán teniendo de plazo hasta el 31 de mayo de 2022.
Es importante elegir un proveedor de software de confianza que nos ayude a evitar sanciones. La nómina electrónica debe contener información general de la empresa y sus empleados, como: nombre, razón social, NIT y gastos a pagar por el empresario.
La gran diferencia de la nómina electrónica frente al proceso que se ha realizado históricamente, es que este es un reporte detallado a la Dian sobre la generación de la nómina para poder sustentar los gastos y deducciones en las declaraciones tributarias.
¿Qué pasa si no implementa la nómina electrónica?
Puedes tener una multa del 5% de la suma de tu nómina electrónica si no suministras la información exigida. Si suministras información errónea y no la corriges dentro de los plazos la multa que debes pagar es del 4% de la suma total de tu nómina electrónica.
