Las compañías colombianas ya pueden hacer uso formal de la firma electrónica para la contratación de sus empleados, tal y como establece el Decreto 526 de 19 de mayo de 2021, en el que además se especifica que la firma electrónica del contrato digital tendrá la misma validez y efectos jurídicos que la rúbrica manuscrita.
En los últimos meses, tanto la pandemia como los avances tecnológicos, han propiciado la aparición de nuevos escenarios en los que es necesario el uso de la firma electrónica de documentos, especialmente entre las empresas y departamentos de recursos humanos.
Igualmente, en el Decreto se establece que Colombia ha iniciado un proceso de inclusión digital que debe ser usado como una herramienta para el desarrollo económico y social, y promover la democratización y modernización de la contratación laboral forma. Por lo tanto, se puede decir que la introducción de la firma electrónica en el contrato entre empresas y empleados viene a dar respuesta a una necesidad actual.
¿Qué requisitos se deben cumplir para firmar electrónicamente el contrato de trabajo?
De acuerdo con la normativa, el contrato individual de trabajo podrá ser firmado electrónicamente por cualquiera de las partes o por ambas, y se entenderá firmado el contrato por el empleador y por el trabajador, cuando cumpla las condiciones de firma electrónica o digital establecidas en la Ley 527 de 1999 o en el Decreto 1074 de 2015.
Para que el contrato se pueda firmar de forma electrónica, deberá cumplir previamente con los requisitos establecidos en el artículo 39 del Código Sustantivo del Trabajo, relativos a la identificación de las partes, fecha de celebración del contrato y la naturaleza del mismo, entre otros aspectos.
De igual manera, el gobierno ha dispuesto que, en ningún caso, el uso de la firma electrónica en el contrato de trabajo tendrá coste para el trabajador y que le corresponde exclusivamente al empleador el pago de cualquier valor asociado que se llegue a ocasionar.
Contralia: la firma electrónica de SERES
En el Decreto 526 de 19 de mayo de 2021, se establece que, para hacer uso de la firma electrónica, el contratante deberá contar con una solución propia que cumpla con todos los requisitos técnicos y legales, o bien contar con los servicios de un tercero de confianza acreditado, como es el caso de SERES.
Contralia es un servicio SaaS (Software as a Service) desarrollado por SERES que ofrece a las organizaciones un entorno online para el envío, aceptación y firma de documentos contractuales. A través de la firma electrónica, se automatiza todo el proceso de notificación y seguimiento, y se acumulan pruebas fehacientes de todas las acciones que se realizan en los documentos intercambiados.
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