La recepción de facturas es un proceso crítico pero, a menudo, tedioso. Las empresas suelen enfrentarse a un conjunto de desafíos que van desde la identificación y revisión de facturas hasta su registro en el sistema contable y su aprobación para el pago.
Esta laboriosa tarea puede dar lugar a una serie de errores costosos y retrasos innecesarios que afectan la salud financiera de la empresa y la relación con sus proveedores.
A continuación, exploramos los problemas más comunes que surgen en este proceso y cómo la automatización puede ser la clave para superarlos:
- 1. Extravíos y Retrasos: A pesar de la transición a facturas electrónicas, los extravíos todavía pueden ocurrir, lo que puede dar lugar a retrasos en la aprobación y el procesamiento de facturas. La falta de una ruta clara para las facturas puede ser un obstáculo en el camino hacia la eficiencia.
- 2. Errores en los Pagos: Un aumento en el volumen de compras puede llevar a problemas de gestión de facturas si no se abordan a tiempo. Esto puede resultar en deudas iniciales más altas, intereses adicionales y la pérdida de descuentos por pronto pago, perjudicando la situación financiera y las relaciones con los proveedores.
- 3. Gestión Manual: La entrada de datos manual es propensa a errores humanos, como olvidarse de un dato, confundir números o introducir valores incorrectos. Esto puede requerir la revisión y corrección posterior, lo que disminuye la confiabilidad de los datos.
La solución a estos problemas radica en la automatización de procesos. Al implementar un sistema de gestión automatizado de facturas, las empresas pueden disfrutar de una serie de beneficios:
- Beneficios Tributarios: Las organizaciones pueden aprovechar deducciones en el impuesto sobre la renta de hasta el 1%. Esto les permite soportar costos, deducciones y/o impuestos descontables en sus declaraciones tributarias.
- Beneficios de la automatización: Punto único de entrada de facturas. Un sistema automatizado permite recibir todas las facturas en un solo lugar, simplificando la gestión y la supervisión.
- Reglas de negocio personalizadas: Se pueden implementar reglas de negocio específicas para revisar automáticamente las facturas entrantes, identificar discrepancias de precios o cantidades y garantizar una mayor precisión.
- Workflow de aprobación departamental: La automatización permite crear flujos de trabajo de aprobación personalizados con múltiples etapas, lo que agiliza el proceso y garantiza que las facturas pasen por las manos adecuadas antes de su pago.
- Integración contable: La integración con el sistema contable agiliza la entrada de datos y garantiza que los registros sean precisos y confiables.
La automatización de la recepción de facturas es un paso crucial hacia la eficiencia empresarial.
En un mundo empresarial cada vez más competitivo, la gestión automatizada de procesos es la clave para el éxito a largo plazo. Por eso, SERES pone a disposición de las compañías colombianas una serie de soluciones para ayudarlas en su proceso de transformación digital. Asesoramos de forma personalizada y acompañamos a nuestros clientes para que la digitalización se su empresa sea un éxito.
