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La digitalización y la automatización de los procesos financieros, protagonistas en Finance Meeting 2019

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Problemáticas compartidas, preocupaciones comunes, procesos anticuados; pero también, soluciones a todas esas cuestiones. De todo esto - y mucho más – se debatió durante la celebración del Finance Meeting 2019.

El encuentro tuvo lugar en un marco incomparable, el estadio Wanda Metropolitano. Allí se dieron cita profesionales del mundo financiero y tecnológico para compartir sus inquietudes y avances en los procesos financieros de empresas de todos los sectores y tamaños. Fue, en definitiva, un espacio para la charla, la reflexión y, por qué no decirlo, también para la inspiración, pues fueron varias las compañías que explicaron cuáles son los retos a los que se enfrentan en el día a día y cómo han conseguido mejorar la eficiencia de sus equipos y procesos de cobro y pago.

La tecnología como elemento transformador de los procesos financieros

Actualmente, hablar de procesos financieros y de digitalización es hacerlo de dos realidades indisociables. En esa relación profundizó la primera de las conferencias en las que SERES intervino. Moderada por Alberto Redondo, director de Marketing & Mass Market en Iberia y Latam, y bajo el título “Process Automation en cuentas a cobrar (AR) y a pagar (AP). Mejorando la contribución de la función financiera en la generación de Ingresos y working capital”, contó con la participación de los siguientes profesionales:

En esta conferencia, como su propio nombre indica, se trataron diferentes temáticas relacionadas con los procesos en cuentas a cobrar y a pagar, poniendo especial énfasis en las limitaciones a las que se enfrentan las empresas para obtener mejoras en estos procedimientos, la digitalización de los mismos, su automatización y las nuevas posibilidades que ésta supone en materia de integración con Supply Chain Finance, Inteligencia Artificial, Data Analysis o Third Parties.

Al respecto, Antonio Luque, de Manpower Group, fue claro: “El uso de la tecnología se hace imprescindible para mejorar la eficiencia en los procesos de cuentas a cobrar". En la misma línea se pronunció Javier Molinero, de BFF Banking Group, para quien “la tecnología ha dado lugar a nuevos actores en el sector financiero. Es esencial conjugar la experiencia en el sector con la tecnología. Ahí está el secreto del éxito".

Pero, ¿cómo se ha llegado a este punto? ¿Por qué la tecnología se ha convertido en un actor fundamental para mejorar los procesos financieros? Todas las compañías participantes se enfrentaban a una problemática común que explicó al detalle Rubén Castro (Siemens Gamesa Renewable Energy), las limitaciones de la facturación en papel y la falta de eficiencia: "En nuestro caso, abordamos el procedimiento de cuentas a pagar. Teníamos un problema, aumentaron los pedidos y con ellos las facturas, pero con recursos congelados en cuanto a personas que se encargasen de gestionarlas. Además, el papel supone falta de trazabilidad”.

Ante esta ineficiencia, una solución: “Gracias a la factura electrónica hemos automatizado todo el proceso y podemos hacer un seguimiento. Controlamos todo el proceso de cobro", añadió Castro, quien puntualizó además que “tener la factura electrónica es muy importante, pero debe de haber una alineación con el resto de la compañía y los proveedores”.

Javier Molinero, por su parte, afirmó que "la factura electrónica ha supuesto un cambio esencial. Nos permite saber en qué estado está la factura, hacer una valoración en el día, tomar decisiones inmediatas".

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Y es que no hay duda de que en la mejora de la toma de decisiones empresariales la tecnología en general y la facturación electrónica en particular han jugado un papel diferencial: "Para una multinacional es imposible trabajar con papel. Necesitamos que todo esté digitalizado para tener datos y tomar decisiones. La automatización nos está permitiendo hacer más trabajo con menos recursos y alinear los procesos de la compañía", apuntó Castro.

Para llevar a cabo este proceso transformador con garantías de éxito y seguridad, todas las empresas presentes en la ponencia contaron con la tecnología de SERES. En palabras de Felipe Botías, de Solera, “SERES ayuda a revolucionar el proceso de cuentas a cobrar. Ya no vale la excusa en el momento de vencimiento. Ahora tenemos la evidencia de que el cliente ha recibido la factura". Esto se traduce en una gestión del cobro más proactiva y eficiente y en una reducción del período medio de cobro (PMC). Por consiguiente, en una mejora de la liquidez de la empresa. “Ninguna dirección de ninguna empresa se va a negar a una reducción de costes producida sin aumentar los recursos”, concluyó Botías.

 

 

SOLERA, un caso de éxito from Grupo SERES on Vimeo.

La automatización, esencial para la eficiencia del departamento financiero

Por su parte, Pedro Fernández, director de Innovación de SERES, intervino en la conferencia moderada por Javier Molinero titulada “Las ventajas del factoring en la gestión de tesorería". Junto a él estuvieron Thays Zapatero Larrio, CFO de Siemens Engines; Valentín Sánchez, CFO de Leaseplan; y Patricia Bayolo, Manager de Desarrollo de Negocio Fintech Solutions de Axesor.

Nuevamente, la digitalización de los procesos financieros fue piedra angular en la conferencia, focalizándose en dos temáticas principales: cómo transformar el proceso de cobro de créditos en un proceso más “simple” para las empresas, y el papel de la tecnología para una mayor interoperabilidad entre sistemas de gestión de créditos y cobros.

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En este sentido, Pedro Fernández comenzó su intervención explicando que “estamos asistiendo a un repunte de los Períodos Medios de Cobro en España y a nivel global, estamos a niveles de 2013. Es un aspecto importante, porque el 75 % de las empresas estaban en beneficios en materia de resultados, pero tienen problemas de liquidez por el retraso en el cobro”. Además, "los períodos medios de pago en España son peores que en otros países europeos. Es por una combinación de factores, pero uno de ellos es el cultural: tenemos asumido el retraso”, continuó.

Es en este punto donde entra en juego la tecnología como elemento propiciador del cambio en esta realidad: “Históricamente, hemos aplicado la tecnología en nuestros departamentos, es decir, internamente. Pero nos hemos quedado ahí, el envío de facturas ha continuado siendo un proceso muy manualizado. Seguimos haciendo el resto del proceso como espectadores, esperando que alguien al otro lado pague la factura”.

¿Cuál es la solución? Para Pedro Fernández, "aunar el proceso de cuentas a cobrar y la tecnología. La tecnología cambia la relación de costes-resultados. Si digitalizamos, podemos intervenir en todo el proceso de cobro". Ahora “sé dónde está la factura, por lo que sé qué hacer con esa factura y atacar cada elemento con la herramienta necesaria. Obtenemos más resultados con menos recursos”.

Por lo tanto, “si automatizamos el proceso de facturación, es una máquina quien se encarga de la interacción previa, y a los trabajadores del departamento financiero solo les llega lo que realmente es un problema y requiere intervención humana”.

El efecto final de la aplicación de la tecnología en los procesos de cobro es que “obtengo con los mismos recursos un mejor resultado o que necesito menos recursos para obtener los mismos resultados”, concluyó Pedro Fernández.

Finance Meeting 2019 fue una experiencia muy enriquecedora para todos los participantes, un foro que permitió compartir experiencias y conocer nuevas soluciones tecnológicas para optimizar las tareas diarias de los departamentos financieros.