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SERES Blog - La transformación digital a través de la factura electrónica, EDI, digitalización...

Hago clic y aparece a tu lado. ¿A dónde van tus facturas electrónicas?

A veces, cuando decimos “electrónico” o “digital”, resulta tan intangible que no confiamos en que funcione. ¿Dónde quedan los documentos que envío? ¿Habrán llegado a su destino?

Dónde van tus facturasLos avances tecnológicos nos ayudan, entre otras muchas cosas, a tener bajo control algunas circunstancias que antes desconocíamos por completo. La digitalización, por su parte, permite asegurar y optimizar muchos procesos. Por el contrario, lo que se queda en formato analógico está en riesgo de desaparecer o perderse. Lo mismo ocurre con tus facturas: gestionar documentos en papel nos impide seguirles la pista, controlar los tiempos o saber en qué punto del proceso se encuentran.

En este sentido, la opción más eficiente es emitirlas en formato electrónico. ¿Por qué? Porque es posible trazar su recorrido mediante un sistema de seguimiento, seguro y sencillo; registrar evidencias y controlar los tiempos.

El proceso de facturación electrónica

¿Qué ocurre cuando emitimos una factura en formato electrónico? ¿Damos clic y le perdemos la pista? Nada más lejos de la realidad. Pero hay algunos pasos previos a ese envío.

Para empezar, se automatiza el rellenado de datos: destinatario, CIF, dirección, cálculo del IVA… Si es la primera vez que trabajas para un cliente, tendrás que añadirlo manualmente, pero solo una única vez. Para las transacciones posteriores ya se encarga un sistema automatizado de rellenarlas, por lo que ganarás mucho más tiempo (concretamente, un 70%). Además, evitarás errores y despistes que suelen retrasar el PMC.

La emisión de la factura, ya completa, se realiza en cuestión de segundos. Olvida la impresión en papel, almacén, franqueado, envío postal… Estarás reduciendo costes hasta en un 67%, y tiempo, tan valioso para adelantar el PMC.

Llegada la factura al que ha de ser el receptor, lo sabrás. Esto es posible porque cada documento tiene un código de seguimiento que localiza en qué punto del proceso se encuentra en cada momento. Si la ha abierto, lo sabrás también.

 

 

Otra certeza: si el destinatario está o no de acuerdo con el contenido de la factura. El sistema de seguimiento obliga al receptor a dar el visto bueno o rechazar el documento explícitamente. En este segundo caso, se te devolverá la factura para que realices los cambios y vuelvas a enviarla al cliente.

¿Qué pasa si, por el contrario, es una factura en papel? Hasta ahora, las empresas mandaban sus facturas y no sabían nada de ellas hasta la fecha de vencimiento. Llegado ese día, cuando llamaban a sus clientes para ver en qué punto se encontraban, estos alegaban que no estaban de acuerdo con alguna cláusula y que había cambios que hacer. Y esto, por supuesto, demoraba el PMC.

 

 

Ya sabiendo que la recepción y aceptación de las facturas deja de ser una incógnita con un sistema de seguimiento, puede surgirte la siguiente duda: ¿me pagará el cliente a tiempo?

Para esto, sentimos decirte que no hay garantía. Eso sí, existen métodos para provocar que recibas el cobro en el período establecido. Utiliza un sistema automático que se encargue de recordar a tus clientes el período de pago. Parece una labor básica, pero es probable que prioricen tus facturas a otras que no están siendo reclamadas. Además, el hecho de que lo recuerde una máquina – no una persona – hará más cómoda la situación para ambas partes, para el deudor y para ti.

Si tu cliente sufre problemas de liquidez tampoco puedes saberlo con certeza. Sin embargo, un sistema de seguimiento de facturas analiza los PMP de cada cliente y establece patrones, lo que te ayudará a identificar a los que pagan a tiempo y a los que no, detectando posibles problemas de liquidez.

Nueva llamada a la acciónPor cierto, ¿dónde queda registrado todo esto? En la plataforma o en la nube, según el sistema que utilices. Una sola herramienta puede canalizar todos los envíos y llevar un registro de las transacciones. Además, puedes consultar esos documentos de forma segura desde cualquier lugar, en cualquier momento.

Este paso en la transformación digital de tu empresa va a optimizar mucho tus procesos y los recursos invertidos. Aprovecha estas herramientas también para cobrar antes y mejorar la liquidez. Si quieres conocer más sobre las ventajas de la factura electrónica en los negocios, te dejamos un estudio que puede serte útil.