Al recibir facturas es común identificar tres grupos de perfiles de facturas que nos retrasan, sobrecargan y limitan el tratamiento automático de aprobación y, finalmente, de pago. Generalmente todas ellas tienen un denominador común: han venido en formato papel. Analicemos el trasfondo y veamos cómo podemos minimizar su impacto o, incluso, eliminarlas.

Facturas desaparecidas

Las más comunes son aquellas que no aparecen o, cuando lo hacen, el periodo de pago ya está cerca de expirar. También conocidas como factura en los cajones. El departamento de cuentas a pagar no tiene constancia de ellas porque se ha enviado donde no se debía, a quien no correspondía o el gestor de tramitarlas las retrasa, algunas veces sin ninguna causa con fundamento nada más que el olvido/descuido.

Falta de control interno

• Conflicto con otros departamentos.
• Desajustes en la previsión de tesorería e inversiones.
• Percepción negativa de descontrol.
• Aumenta el riesgo en la gestión del capital circulante o capital de trabajo.
• Desajustes en la previsión de tesorería.
• Perdida de foco en las tareas planificadas.
• Dificultad en las estrategias de inversión y financiación.

Facturas duplicadas

Aquellas que llegan a más de punto de acceso de facturas de la empresa y/o en diferentes canales (papel, correo electrónico, etc.)

Desorden en la planificación e ineficiencia

• Percepción negativa de descontrol.
• Perdida de foco en las tareas planificadas.
• Aumento de tareas improductivas.
• Ralentización de la labor del departamento de cuentas a pagar.

Facturas desconocidas

Son aquellas facturas que llegan directamente al departamento de cuentas a pagar pero se desconoce qué centro de coste es el causante de ella. Llegan sin un responsable o departamento claro identificado ni asociadas a ningún pedido o compra, lo que exige una labor de investigación interna.

Ralentiza el proceso e involucra a terceros

• Conflicto con otros departamentos.
• Perdida de foco en las tareas planificadas.
• Participación de varios departamentos para su resolución.
• Ralentización de la labor del departamento de cuentas a pagar.

¿Es factible eliminarlas?

En la mayoría de los casos la aparición de estos errores se debe a ineficiencias previas que con la implantación de sencillas medidas pueden no solo reducir, sino eliminar, este tipo de facturas y su repercusión.

Si analizamos el proceso desde la recepción de la factura hasta el pago descubrimos que tareas que se pueden automatizar tienen su repercusión posterior que hacen aumentar los costes.

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