La DIAN anunció en el mes de diciembre un Proyecto de Resolución con el que pretende establecer las directrices para la implementación de la nómina electrónica dentro del propio sistema de facturación electrónica. Esta nueva obligación, que está prevista que comience el próximo 31 de marzo de 2021, supone un nuevo paso hacia la transformación digital de las empresas y entidades públicas colombianas y afectará a todos los contribuyentes que efectúan pagos o abonos en cuenta derivados de una vinculación laboral, legal o reglamentaria y pagos a pensionados, que en todo caso requieran usar dichos pagos como costo o deducción.
¿Cómo funcionará?
Las empresas obligadas a emitir nóminas electrónicas deberán:
- Generar los documentos de nómina electrónicos de forma mensual. Este documento se generará para cada beneficiario del pago y estará compuesto por los valores devengados y deducidos de nómina.
- Transmitir la información a la DIAN en un plazo de 10 días en el mes siguiente correspondiente.
- Validación de la información por la DIAN. Una vez recibidas las nóminas, la DIAN comprobará la información y generará un documento electrónico con su validación o rechazo.
- Nómina validada: la nueva nómina validada y firmada por la DIAN será enviada a la entidad o empresa obligada que la generó para su conservación y fines pertinentes.
- Nómina rechazada: la empresa que generó la nómina recibirá una notificación electrónica con los errores cometidos y deberá volver a generar una nueva nómina electrónica con las modificaciones; la cual tendrá que volver a ser transmitida para su validación por la DIAN.
¿Qué información deberá contener la nueva nómina electrónica de Colombia?
Según el Proyecto de Resolución de la DIAN, el documento soporte de pago de nómina electrónica deberá estar denominado como documento soporte de pago de nómina electrónica y tendrá que contener, como mínimo, la siguiente información:
- Los apellidos y el nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) de la empresa o contribuyente obligado a expedir nómina electrónica.
- Los apellidos y el nombre(s) y Número de Identificación o Cédula de Ciudadanía (CC) del beneficiario del pago.
- El código único de documento soporte de pago de nómina electrónica (CUNE).
- Un número que corresponda a un sistema interno de numeración consecutiva. Este número será asignado por la empresa o contribuyente obligado a expedir nómina electrónica.
- El contenido y los valores de los conceptos que corresponden al valor devengado de nómina.
- El contenido y los valores de los conceptos que corresponden a los valores deducidos de nómina.
- El valor total diferencia, que corresponde a la diferencia del valor total devengado de nómina menos el valor total de deducido de nómina.
- La información y el contenido de la nómina según las reglas establecidas en el “Anexo técnico documento soporte de pago de nómina electrónica versión 1.0.
- El medio de pago que la empresa o contribuyente obligado a expedir nómina electrónica utiliza para hacer la entrega de la contraprestación económica de los servicios prestados por el beneficiario del pago.
- La fecha y la hora de generación.
- La firma digital de la empresa o contribuyente obligado a expedir nómina electrónica.
- Los apellidos y el nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT), del fabricante del software, el nombre del software y del proveedor de soluciones tecnológicas (si se tiene).
SERES aporta toda su experiencia a sus clientes
La mejor opción para implementar la nómina electrónica en una compañía y, de este modo, evitar el incumplimiento de la normativa, es contratar un proveedor de facturación electrónica acreditado por la DIAN y que además le ofrezca un servicio multipaís. SERES cuenta con más de 30 años de experiencia en el sector y ha colaborado con la DIAN desde la puesta en marcha del proyecto de masificación de la factura electrónica de Colombia.
Nuestra misión es asesorar y acompañar de manera personalizada a nuestros clientes para que la transformación digital de su empresa se realice de manera exitosa. La solución de factura electrónica y nómina digital de SERES es global, por lo tanto, se adapta a la casuística concreta de cada cliente.
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