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SERES Blog - La transformación digital a través de la factura electrónica, EDI, digitalización...

¿Envías tus facturas en papel? No estás solo… pero pronto lo estarás

La historia del papel es larga e interesante. Los egipcios, el papiro, el pergamino, Biblos, la ciudad de los libros y los obeliscos… Sin duda, una invención que ha contribuido de manera definitiva a la evolución de la especie humana.

Hoy en día, sin embargo, con la digitalización como gran protagonista en los entornos personal y profesional, el papel está cediendo su espacio a otras tecnologías que simplifican casi cualquier gestión.

A pesar de lo que pudiese parecer, especialmente paradigmático es el caso de las empresas. Éstas se consolidan como entes vivos que continuamente evolucionan en sus procesos y tareas para poder competir en igualdad de condiciones con su competencia o para obtener una ventaja competitiva sobre ella. Y en un ecosistema cada vez más disputado como consecuencia de la aparición y generalización de Internet, cada avance cuenta.

En esta realidad, el papel tiene los días contados. A pesar de que algunos gerentes y responsables se empeñen en continuar siendo fieles a sus cuadernos y archivadores para llevar la contabilidad de su empresa.

La factura electrónica y una despedida anunciada

el papel es cosa del pasadoHoy, cada vez son menos las empresas que todavía envían las facturas en formato papel. También se reducen las que lo hacen como un pdf adjunto en el mail, un modelo que no puede ser considerado, bajo ningún concepto, como facturación electrónica.

Los datos son concluyentes: en el año 2018 se procesaron solo en España un total de 181.884.086 facturas electrónicas, lo que supone un 16,97% más que en el año anterior. Un crecimiento continuo y que año sobre año hace de este formato un aliado esencial en la digitalización de cualquier departamento financiero.

Porque la facturación en papel o en un pdf enviado por correo electrónico es un proceso claramente ineficiente. Las razones son varias, pero a continuación enumeramos las principales:

  • Supone un mayor gasto para las empresas. Con un sistema de facturación electrónica es posible ahorrar en papel, sobres, sellos, etc. Y, también, en costes de almacenaje.
  • Emitir en papel es menos eficiente, pues se incrementan las posibilidades de error humano y, por lo tanto, las probabilidades de que los miembros del departamento financiero deban dedicar tiempo a correcciones. Con la factura electrónica se reducen las facturas erróneas y las incidencias.
  • Los plazos de tramitación -y cobro, por tanto- se incrementan por el envío postal, pues la recepción por parte del cliente ya no es inmediata. Esto en el mejor de los casos. Porque además el cliente puede extraviarlas o pueden contener errores que no notifique hasta que el plazo de cobro ha vencido. A partir de ahí, comienza la reacción en cadena: debes volver a emitir, aumenta el período medio de cobro y la liquidez de tu negocio se resiente.
  • Se facilita el fraude. Como sabrás, es mucho más complicado seguir el rastro del dinero si se paga al contado que con tarjeta de crédito. Con la facturación ocurre algo similar: emitir en papel supone muchos más problemas para realizar un seguimiento de la operación.
  • Es menos seguro. Imagina que -ojalá no suceda- alguien entra en tu oficina y se lleva todos esos archivadores llenos de facturas y anotaciones sobre éstas. El daño para la empresa puede ser considerable. En cambio, digitalizar la facturación permite añadir más filtros de seguridad: autenticación, cifrado, copias de seguridad en la nube, etc.
  • Perjuicio para el medio ambiente. El uso de papel y cartón supone aproximadamente el 90% de los residuos generados por una compañía. Tirando de datos, si cada millón de facturas emitidas en papel requiere de 10.000 kg de madera, pasarlas al formato electrónico supondría evitar la tala de 56 árboles. En un entorno en el que cada vez se apuesta más por la sostenibilidad en las empresas, la factura electrónica supone un importante espaldarazo para la introducción de una cultura responsable con el medio ambiente en la organización.
Nueva llamada a la acción

Por todas estas razones, y por muchas otras, si todavía sigues emitiendo en papel, pronto estarás solo, porque tus competidores ya han reparado en los beneficios de digitalizar este proceso.

Por último, como en todo, en el mundo de los negocios existen visionarios o early adopters que han dado un paso más y, además de facturar electrónicamente, han recurrido ya a la automatización robótica de procesos (RPA) de facturación. Si quieres saber más sobre cómo las empresas están optimizando y mejorando sus procesos financieros, tenemos un informe para ti.