Cuando se da el paso al intercambio electrónico de documentos nos damos cuenta de información adicional, que no viene en el intercambio actual en papel, que es necesaria para que el destinatario pueda, de una forma automática, preparar su entorno a la mercancía que llegará, a la factura que hay que pagar...
Hoy vamos a hablar de la información de localización que contienen todos los mensajes EDI y son necesarios para direccionar el documento tanto de una forma global como de una forma interna en las compañías.
Un documento para ser enviado y recibido por una entidad es necesario que cuente con una dirección. Para ello, la entidad debe estar identificada inequívocamente. Así por ejemplo, Seres en España tiene su domicilio físico en Madrid en "Paseo de las Doce Estrellas 2. 28042 Madrid" y otro diferente en Barcelona. Ambas ubican físicamente a una empresa. Ambas utilizan para su identificación global el "número fiscal (NIF)" que en España. Cada empresa tiene el suyo con independencia del número de oficinas tenga.
En el entorno EDI el identificador de empresa global es un código EAN. Único en el mundo por cada empresa.
Haciendo una comparación con el ejemplo anterior, el código EAN de la entidad sería como su "número fiscal". La dirección física (calle, avenida, paseo...) no es tan importante en un documento electrónico.
Una vez que el mensaje ha llegado al "Buzón Electrónico Global" del destinatario, empieza a tomar más importancia las direcciones internas. Aquellas que definen dentro de la compañía donde deberá ser tratado la información del documento.
En el entorno EDI los identificadores internos de cada empresa también son código EAN. Único en el mundo por cada unidad, departamento, gestor, delegación, etc.
En el caso de un albarán, se suele indicar en el documento el código EAN de donde se entregará la mercancía (almacén, centro, edificio, pasillo, planta, etc.), quien ha hecho el pedido (tienda, oficina, etc.), etc.
En la factura, se suele indicar a quien se factura y quien factura, quien paga y a quien se paga...
Estos código EAN permite redireccionar el documento al entorno necesario para su tramitación. El jefe del almacén que se prepara para la recepción de la mercancía deberá recibir la información del alabarán para prepararse para su recepción y cotejo. De igual manera, el receptor de la factura necesitará esa información de cotejo para contabilizarla y al tesorero pagarla. Todos estos participantes deben estar identificados y conocidos tanto por el emisor como por el receptor del mensaje.
Toda empresa que se beneficia del EDI debe tener publicada su estructura administrativa. Es decir, un documento con todos los códigos EAN posibles en su gestión diaria.
Esta estructura puede ser muy sencilla, sobre todo en pequeñas empresas, o muy compleja. Esta complejidad se suele aliviar creando uniones lógicas de códigos EAN. De esta manera, sólo es necesario tratar un conjunto limitado de códigos lógicos.
Centro A: Código A (a quién se factura) y código B (quién paga)
Centro B: Código B (a quién se factura) y código B (quién paga)
Centro C: Código C (a quién se factura) y código B (quién paga)
Centro D: Código C (a quién se factura) y código D (quién paga)
En este ejemplo de cuatro centros, tres comparten departamento de tesorería (Código B), el centro C u D comparte departamento de contabilidad. En este caso, se reduce las posibilidades de 64 a 4.
Las compañías usuarias pueden notificar los cambios o apertura de nuevos Puntos Operacionales mediante los mensajes EDIFACT GENRAL.
En un entorno automatizado el emisor y receptor del documento se suele informar de la esta información permitiendo heredar desde un pedido a un albarán a una factura casi la totalidad de la información de las direcciones globales e internas.
Los mensajes UN/EDIFACT contienen una secuencia de segmentos de información, que pueden ser de requisito obligatorio o de inclusión condicional, pueden estar formados por datos simples o compuestos (cuando están formados a su vez por otros datos simples) y pueden estar o no codificados (tomando valores de una lista asociada, conocida previamente o adjunta).
El Directorio de Segmentos o Segmentos NAD contienen las informaciones de destino para el envío del mensaje, es decir, la definición de la empresa, nombre, el código, la dirección y el NIF, además de incluir departamento, unidad tramitadora, o lo que se requiera en función de la estructura interna del destinatario. Esto es imprescindible para que el mensaje sea recibido y aceptado por el departamento asignado y para la agilidad del proceso de gestión.
Los Segmentos NAD incluyen información tanto del comprador como del vendedor. Es decir, todos los Puntos Operacionales que intervienen en la comunicación.