Las “reglas de negocio” aplicadas en la recepción de documentos electrónicos sustituyen la lógica humana de gestión, como clasificar facturas según experiencia o responsable, por normas automatizadas que hacen que los sistemas identifiquen dónde deben ir esos documentos. Esto se traduce en una mejora en la eficiencia, reduce errores manuales y aporta mayor trazabilidad.
Alrededor de la gestión de un documento recibido hay mucho más que la información que contiene en sí mismo. Comparar la gestión de una factura en papel con una factura electrónica permite ver cómo las "reglas de negocio" se aplican sobre una lógica que suele estar fuera de cualquier sistema informático.
Estamos hablando de la labor que hacen los gestores de una factura que, por su simple interpretación del contenido, ya pueden conocer a qué departamento tiene que ir dirigida su tramitación o a quién debería contactar para obtener la información de su gestión.
Cuando nos movemos en un ámbito electrónico esta lógica "humana" añadida tiende a reducirse a la mínima expresión. Pero, ¿cómo hacer que un documento electrónico contenga toda la información que una persona añade por su experiencia, razonamiento o lógica? La respuesta son las reglas de negocio.
Cuando damos el paso a una gestión electrónica de documentos una de las variables que suele distorsionar esta solución es el formato que vamos a utilizar para organizar la información.
No estamos hablando de los formatos "human easy view" como el .pdf, .jpg, .tiff y el .png entre otros, hablamos de formatos estructurados o "machine easy use" que, gracias a su organización certera del contenido, los programas pueden saber dónde buscar y encontrar la información dentro del fichero.
Pero el formato es sólo la punta del iceberg. De hecho, en la mayoría de los casos, elegir uno u otro te lo da tu entorno. Si eres proveedor o cliente en el sector retail seguro que te sonará el formato UN/EDIFACT, si te mueves en España y trabajas con la Administración te sonará ES/FACTURAE... y, así, un largo etcétera de formatos y versiones.
Pero, ¿qué es lo que define qué información es obligatoria completar en el fichero que se va a enviar o recibir? La información que requiere la lógica de negocio entre el emisor y el receptor.
Esta lógica de negocio muchas veces viene vinculada a una obligación legal o normativa que indica qué información es imprescindible completar. Por ejemplo, en las facturas su número, impuesto o cantidades.
Pero lo que realmente es más imprescindible es la información que un humano añade a su gestión tradicional y que permite su correcta tramitación interna.
Algunos ejemplos tienen que ver con incluir el código de departamento o unidad a quién va dirigido la factura, quién paga la factura, el número de pedido y/o albarán que hace referencia al bien o servicio recibido y qué es facturado, como va completado un pallet, etc.
Principales desafíos de la recepción electrónica
- Formatos cambiantes: razones como reordenación de campos rompen las reglas rígidas.
- Etiquetas variables: términos como "total a pagar" frente a "importe final" dificultan reglas estáticas.
- Ausencia de lógica contextual: solo con plantillas no se puede replicar experiencia humana.
Soluciones recomendadas:
- Adoptar un sistema híbrido: plantillas + inteligencia semántica.
- Definir reglas flexibles que contemplen sinónimos y posiciones variables.
- Implementar validaciones y lógica de respaldo para escalar a revisión humana cuando la confianza sea baja.
Aunque el primer paso en una gestión automática de facturas recibidas suele ser definir un formato y un canal de envío, el segundo suele ser automatizar la gestión y es ahí donde las reglas de negocios deben ser incluidas.
¿Qué necesidad hay de consultar un pedido con una factura si una máquina puede hacerlo de forma automática? Este es el primer beneficio que se obtiene de incluir las reglas de negocio en el intercambio electrónico de documentos. El primer paso a una gestión eficiente que realmente permite ser más competitivos.
Por ejemplo, una factura con encabezado distinto: con una regla tradicional quedaría colgada sin asignación, mientras que un sistema híbrido detecta los campos cliente, importe y concepto, y asigna de forma automática la factura al departamento de compras.
Las buenas prácticas en empresas que han automatizado su gestión electrónica indican que publicar las guías con la información específica necesaria es imprescindible para sus proveedores o clientes. En definitiva acelera el ritmo de incorporación de estos en el proyecto y, por lo tanto, acelera el retorno de la inversión (ROI).
Sabemos que incorporar reglas de negocio en la recepción de facturas electrónicas es clave para transformar tareas manuales en procesos automáticos. En SERES te ofrecemos soluciones que ayudan a reducir tiempos de gestión, minimizar errores y aumentar la trazabilidad. Porque automatizar no es solo digitalizar, sino es optimizar toda la operativa para ganar competitividad.
