A fatura eletrónica venceu a fatura em papel como ferramenta por excelência na maior parte dos países do mundo. Os seus benefícios são numerosos: redução de custos, melhoria financeira, otimização dos processos e da gestão, poupança de tempo e redução de erros.
Não se trata apenas de uma grande oportunidade empresarial, mas também de um instrumento para os governos combaterem a evasão fiscal e melhorar a gestão tributária. Por este motivo, os governos internacionais estão a estimular a sua utilização por meio de várias normativas.
Na América Latina a fatura eletrónica, enquanto comprovativo eletrónico, é um instrumento que tem sido impulsionado para otimizar os mecanismos públicos e melhorar a contabilidade pública através da generalização maciça da obrigatoriedade do seu uso em praticamente todos os negócios, independentemente da indústria e do tamanho.
Na Europa, a Comissão Europeia atuou como agente dinamizador da e-fatura conseguindo que dentro da Agência Digital Europeia se posicionasse como elemento trator e facilitador das relações internas no mercado comum e da competitividade das empresas na zona. Além disso, existe um projeto para normalizar o modelo de faturação eletrónica às Administrações Públicas da União Europeia (B2G).
Por outro lado, a América do Norte encontra-se ainda numa fase muito inicial de implantação, uma vez que ainda não existem requisitos obrigatórios por parte dos governos para adotar a fatura eletrónica. Também na maior parte dos países da África e da Oceânia, assim como em alguns da África, é um tema que começa a ter importância porque as empresas destas regiões estão a impulsionar a digitalização de documentos nas suas transações comerciais e processos aduaneiros B2B e B2C.
A realidade é que a faturação eletrónica difere significativamente de uns países para outros, o que traz situações problemáticas às empresas que operam a nível internacional.
Como adaptar a multinacional a cada uma das casuísticas internacionais da fatura eletrónica?
Tomar a melhor decisão para a sua empresa passa por levar em conta todos os aspetos que requeiram adaptação a nível internacional:
- Nem todos os países têm o mesmo grau de implantação. Em alguns países, a sua utilização obrigatória inclui
praticamente a totalidade do mercado nacional, estando noutros em processo de implantação ou com pouco tempo de estimulação e utilizando-se apenas em alguns sectores. Por fim, vêm aqueles países em que o estímulo à e-fatura é mínimo ou inexistente. De igual modo, a obrigatoriedade não é sempre impulsionada da mesma forma. Enquanto na América Latina se está a optar pela obrigatoriedade em todas as transações comerciais, na Europa aposta-se na obrigatoriedade de faturação às Administrações Públicas.
- Sistemas de faturação. O processo de faturação eletrónica em cada país é diferente. Embora, por exemplo, na América Latina seja necessário enviar à autoridade tributária cada fatura eletrónica emitida, nem sempre é igual à relação entre emissor e Administração. Em alguns países é necessário passar por um processo de homologação do sistema antes de se conseguir autorização para emissor eletrónico. Noutros casos, é necessária a validação tributária de cada uma das faturas emitidas antes de se poder enviá-las ao cliente. Por outro lado, não existe em todos os países uma confirmação da entidade tributária à receção da fatura, havendo até alguns
países em que o envio se deve realizar através de um fornecedor autorizado pela própria Administração.
- Na Europa existem modelos semelhantes, embora a maior parte dos países não estabeleça a obrigatoriedade de enviar a fatura à Autoridade Tributária. Neste sentido, por exemplo, a Espanha está a estimular o Fornecimento Imediato de Informações como método de informação em tempo real de dados relacionados com a faturação e contabilização das faturas. Outro caso semelhante é o de Portugal, onde o sistema também estabelece a obrigação de comunicar à Administração certos elementos correspondentes às faturas emitidas.
- Especificações técnicas. Quais os campos que devo incluir na fatura? Em que formato tecnológico a devo emitir? XML, Facturae, Edifact, PDF assinado, UBL? Devo assiná-la eletronicamente? É necessário algum tipo de certificado digital/chancela certificada, expedida por terceiros para a emitir? Deve ir acompanhada de algum código de barras? Que tipo de código? Devo emiti-la eletronicamente, recebê-la em formato digital ou ambas? Estes e muitos outros aspetos tecnológicos variam em cada um dos países e são imprescindíveis para que a sua faturação seja satisfatória.
- Comprovativos eletrónicos. Nem todos os países obrigam à emissão dos mesmos comprovativos eletrónicos. Embora no Peru, por exemplo, seja obrigatória a emissão das faturas, talões de venda, notas de crédito e débito, guias de remissão, comprovativos de retenção, comprovativos de recebimento, recibos de honorários, livros eletrónicos e registo de vendas e compras, noutros países existem documentos diferentes. No caso do Brasil, existe a obrigatoriedade de emitir o «Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFe)» no transporte de mercadorias. Outros exemplos são todos os CFDI e os seus complementos mexicanos que incluem, entre outros, o pagamento em espécie, o consumo de combustíveis, o ordenado, as vendas retalhistas, o comércio exterior, etc. No Equador deve emitir-se o Anexo Transacional Simplificado como relatório detalhado das transações correspondentes às compras, vendas, exportações, retenções de IVA e de Imposto de Renda. Na Colômbia, segundo o seu novo modelo de faturação eletrónica, é obrigatória a confirmação de receção por parte do cliente.
- Outros aspetos. Entre eles pode-se referir que a fatura eletrónica é um mecanismo que abre as portas a novos canais de financiamento muito mais ágeis. Neste sentido, os governos têm vindo a estimular normativas que facilitam o financiamento externo às empresas. No Peru existe a fatura eletrónica negociável, no Equador é a fatura eletrónica comercial negociável e noutros países como a Colômbia o Governo está a desenvolver o seu sistema de negociação de faturas eletrónicas.
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