Todo lo que debes saber sobre la firma electrónica en Colombia

Es una realidad que las empresas están en pleno proceso de transformación digital. La crisis generada por el COVID-19 ha hecho que la digitalización se acelere de una manera vertiginosa. Las empresas y Administraciones cada vez más escogen productos que les ayuden a economizar tiempo, dinero y les de seguridad.

En Colombia, donde la digitalización de las empresas aún no es masiva, se considera al comercio electrónico un motor clave en el crecimiento de la economía del siglo XXI y un factor importante que contribuye a fomentar la competitividad empresarial de las pymes y mipymes, a través del uso de las tecnologías de información y comunicación. Por ello se buscan todo tipo de soluciones para que puedan contribuir a su desarrollo como las firmas digitales.

En Colombia se regula el régimen de certificación electrónica mediante la Ley 527 de 1999, por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.

Asimismo, el Decreto 2364 de 2012, definió la firma electrónica como los códigos, contraseñas, datos biométricos o claves criptográficas privadas que permiten identificar a una persona en relación con un mensaje de datos, siempre y cuando este sea confiable y apropiado respecto de los fines para los que se utiliza.

Podemos decir que la firma digital es un tipo de firma electrónica, pero más robusta y segura. Entonces es importante aclarar que toda firma digital es firma electrónica, pero no toda firma electrónica es firma digital.

La Resolución 000022 de 2019, da mayor rapidez en la adquisición de la firma digital. Según la política de Gobierno Digital, la Dian debe optimizar y facilitar los trámites para agilizar el uso de la misma en los servicios informáticos dispuestos para tal fin.

También esta resolución establece que el instrumento de firma electrónica se consigue mediante autogeneración y así se eliminan los pasos de renovación y revocación del sistema anterior.

Esto supone un gran avance en lo que se refiere al Gobierno Electrónico, ya que no es requisito indispensable acudir a las oficinas a realizar trámites tediosos que en realidad desde cualquier dispositivo se pueden hacer en pocos minutos.

¿Quién puede usar la firma electrónica?

La DIAN autoriza el uso de la firma electrónica para el cumplimiento de las obligaciones, operaciones y trámites realizados por personas naturales que actúen en nombre propio o representen a otra persona natural y jurídica incluidas aquellas que se encuentren viviendo en el exterior. También podrá ser utilizada por todas aquellas personas que quieran presentar declaraciones tributarias y operaciones de pago de manera virtual.

¿Qué beneficios tiene usar la firma electrónica?

Entre los beneficios podemos mencionar los siguientes: reconocer como firmante autorizado a quien firma, en muchos casos, el contribuyente. Ratificar que el documento que se firma es legal. Asegurarse de la veracidad y originalidad del documento.

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