El CFDI significa Comprobante Fiscal Digital por Internet y es un documento electrónico que sirve como comprobante oficial de las operaciones de compra, venta, prestación de servicios, arrendamientos, donativos, entre otros actos económicos.
Implementado por el Servicio de Administración Tributaria (SAT) como parte de la modernización y digitalización de los procesos fiscales, con el objetivo de transparentar las transacciones y reducir la evasión de impuestos.
¿Qué es un CFDI?
Un CFDI es equivalente a la factura tradicional en papel, pero se expide y valida de manera digital. Para que sea válido, debe contener ciertos requisitos fiscales como: el RFC del emisor y del receptor, el desglose de impuestos (IVA, IEPS, retenciones, etc.), la descripción de los bienes o servicios, el uso que le dará el receptor al comprobante y la fecha de expedición. Además, cada CFDI cuenta con un folio fiscal (UUID) único, que permite identificarlo y rastrearlo en cualquier momento.
¿Qué es CFDI 4.0?
El CFDI 4.0 es la versión más reciente del Comprobante Fiscal Digital por Internet (factura electrónica) en México, implementada por el SAT para modernizar el sistema de facturación electrónica y mejorar el control fiscal. Esta versión es obligatoria desde 2023 y reemplaza definitivamente al CFDI 3.3.
Entre sus principales características destacan:
- Nuevos datos obligatorios: Se debe incluir nombre, código postal y régimen fiscal tanto del emisor como del receptor.
- Validación estricta de información: El SAT valida que los datos coincidan con los registrados en su base de contribuyentes.
- Complemento de pagos actualizado: Mejora la precisión en la relación de facturas pagadas y saldos.
- Campos para exportaciones e identificación de operaciones: Facilita el comercio exterior y el control de transacciones.
- Cancelaciones con motivo: Cada cancelación debe indicar la razón específica (por ejemplo: error en la factura, sustitución, operación no realizada).
En resumen, el CFDI 4.0 busca garantizar mayor precisión en la emisión de facturas, prevenir errores y fortalecer la fiscalización, por lo que es crucial que las empresas y contribuyentes adapten sus sistemas de facturación para cumplir con esta versión.
¿Qué novedades encontramos con la versión CFDI 4.0?
La versión del CFDI 4.0 actualiza el complemento de pagos 2.0, el comprobante de retenciones e información de pagos 2.0 y la cancelación de documentos.
Se modifica la constancia de retenciones para incluir el domicilio fiscal del receptor y un nuevo nodo para relacionar con el CFDI el comprobante de retenciones e información de pagos 2.0. Respecto a la cancelación de documentos se incluye el motivo de cancelación, así como el folio fiscal que sustituye al comprobante cancelado y se adecuan las validaciones para limitar la cancelación solamente al ejercicio que se haya emitido.
También contiene novedades importantes respecto al complemento Carta Porte para transportistas, obligatorio desde el 31 de julio de 2023:
- Si un servicio de traslado de mercancías se realiza sin el CFDI con complemento Carta Porte o sin cumplir los requisitos, tanto los contratantes como prestadores serán responsables ante autoridades fiscales.
- Se podrá emitir un CFDI de tipo ingreso sin complemento Carta Porte por la totalidad del servicio prestado y, posteriormente, el cliente deberá emitir un CFDI de tipo traslado con complemento Carta Porte por cada viaje y cuando haya un cambio de medio o modo de transporte.
- En el traslado de fondos y valores, se podrá emitir primero un CFDI de tipo ingreso sin complemento Carta Porte y luego, antes del traslado, un CFDI de tipo traslado con complemento Carta Porte (siempre y cuando se le relacione con el de ingreso).
- Principalmente, aquellos transportistas que no circulen por tramos de jurisdicción federal podrán acreditar el traslado con un CFDI de tipo ingreso sin complemento Carta Porte.
- Respecto al transporte marítimo se establece la emisión del CFDI con complemento Carta Porte en el transporte marítimo en modalidad de ferri, de buque, por tiempo determinado y por viaje.
¿Cuándo entró en vigor el CFDI?
El CFDI entró en vigor el 1 de abril 2014 siendo obligatoria para todos los contribuyentes y la versión CFDI 4.0 comenzó a ser obligatoria el 1 de julio de 2023.
Es obligatorio completar el campo Uso del CFDI, usando una clave específica del catálogo vigente.
Además, se requiere llenar campos adicionales como el régimen fiscal, domicilio fiscal (código postal), entre otros, según lo exige el Anexo 20 del SAT.
¿Cuál es el proceso de emisión del CFDI?
El proceso de emisión de un CFDI implica que el contribuyente, a través de un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC), timbre o valide la factura con el SAT. Este timbrado es un sello digital que confirma que el comprobante cumple con todos los requisitos fiscales y que queda registrado en la base de datos del SAT. Sin este timbre, la factura no es válida.
¿Qué tipos de CFDI existen?
Los comprobantes fiscales de CFDI se dividen en diferentes categorías:
- Tipo “I” o tipo Ingreso. Es el uso de la Factura electrónica, los Recibos de Honorarios o los Recibos de Arrendamiento.
- Tipo “E” o de Egreso. Son las Notas de Crédito emitidas.
- Tipo “T” o tipo Traslado. Movilizan mercancías por medios propios y es necesario validar la legal posesión de las mismas.
- Tipo “N” o tipo Nómina. Emisión de los Recibos de Nóminas de sueldos y salarios o Asimilados a salarios.
- Tipo “P” o tipo Pago. Son los Complementos de pago o Factura de recepción de pago.
¿Qué obligatoriedades tiene el CFDI?
Las obligaciones del CFDI son:
- Emitir CFDI por tus ingresos: Cada vez que vendas un producto o servicio, debes generar un CFDI. No importa si eres freelance, pyme o gran empresa: si recibes dinero, necesitas expedir la factura correspondiente.
- Entregar el CFDI a tu cliente: El cliente tiene derecho a recibir su comprobante en XML (archivo oficial) y PDF (versión visual). Aunque el PDF no es obligatorio para el SAT, sí es común que lo pidan para efectos prácticos.
- Cancelar CFDI de forma correcta: Si te equivocaste en una factura, no basta con borrarla. Debes cancelarla a través del SAT siguiendo el proceso oficial y, en algunos casos, contar con la aceptación del receptor.
- Conservar los CFDI: Debes guardar tus comprobantes emitidos y recibidos al menos durante 5 años, ya que el SAT puede requerirlos en una revisión.
- Relacionar CFDI cuando corresponda: Si emites notas de crédito, anticipos o pagos parciales, tienes la obligación de relacionar esos CFDI con el comprobante original.
- Usar el CFDI correcto según el tipo de operación: El SAT pide que uses el CFDI de tipo ingreso, egreso, traslado, nómina o pago, dependiendo del caso. No se trata de un único formato, sino de varios que aplican en diferentes situaciones.
Principales ventajas del CFDI 4.0
El CFDI ofrece diversas ventajas tanto para los contribuyentes como para el SAT y la economía en general.
Las ventajas del CFDI son:
- Seguridad y validez fiscal: Cada CFDI cuenta con un sello digital y un folio fiscal único (UUID) que garantiza su autenticidad. Esto evita que existan facturas duplicadas o falsificadas, lo que da mayor certeza jurídica a las operaciones.
- Facilidad de almacenamiento y consulta: Al ser un documento digital, no es necesario conservar facturas en papel. Los contribuyentes pueden almacenarlas en servidores, nubes o sistemas contables, lo que reduce costos de archivo y facilita la organización y búsqueda de comprobantes.
- Transparencia y control tributario: El SAT puede verificar en tiempo real las facturas emitidas y recibidas, lo que disminuye la evasión fiscal y el uso de comprobantes falsos. Para los contribuyentes, esto también significa mayor seguridad de que sus operaciones son registradas correctamente.
- Eficiencia en procesos administrativos: La emisión, recepción y validación de CFDI se hace en cuestión de segundos. Esto simplifica procesos internos de las empresas, reduce tiempos de facturación y facilita la conciliación contable.
- Reducción de costos: Al eliminarse el papel, la impresión y el envío físico de facturas, las empresas ahorran dinero. Además, disminuyen riesgos de extravío o deterioro de documentos.
- Integración con sistemas contables y financieros: La mayoría de los softwares de contabilidad y facturación ya están diseñados para trabajar directamente con CFDI, lo que automatiza cálculos de impuestos, reportes y declaraciones fiscales.
- Confianza para clientes y proveedores: El uso del CFDI da formalidad a las operaciones comerciales, ya que ambos lados tienen la certeza de que se trata de un documento oficial, válido ante el SAT y útil para deducciones o acreditación de impuestos.
¿Cuáles son los elementos del CFDI?
Los principales elementos del CFDI contienen los siguientes elementos mínimos de validación:
- Timbre Fiscal: Es el sello digital que el Servicio de Administración Tributaria (SAT) agrega al CFDI para certificar su autenticidad y validez fiscal.
- Sello Digital: Es la firma electrónica del emisor que garantiza la autenticidad del comprobante y la integridad de su contenido.
- Cadena original de certificación: Es un conjunto de datos que se utiliza para generar los sellos digital y fiscal. Es un paso necesario para validar el CFDI.
- Formatos XML y PDF: XML: Es el formato oficial y legal del CFDI, conocido como el comprobante fiscal en sí mismo y el único que tiene validez fiscal.
PDF: Es una representación visual del archivo XML, diseñada para que los usuarios puedan leer la información de la factura de manera sencilla, pero no cuenta con validez fiscal.
¿Para qué se utiliza el CFDI?
Si tienes un negocio en México o trabajas como independiente, seguramente has escuchado hablar del CFDI. Actualmente, el CFDI se utiliza para:
- Comprobar ingresos y gastos: Cada CFDI deja constancia de lo que vendiste o de lo que compraste. Es como el “recibo oficial” que demuestra que la operación fue real.
- Cumplir con obligaciones fiscales: El SAT pide que todas las operaciones se registren con CFDI para calcular correctamente impuestos como el IVA o el ISR.
- Deducir impuestos: Si compras algo para tu negocio, el CFDI de esa compra te permite restar ese gasto en tu declaración y pagar menos impuestos.
- Tener un mejor control contable: Todo queda en línea y digital. Es más fácil llevar cuentas claras, hacer reportes y evitar problemas en auditorías.
SERES, principal PAC del SAT
En SERES, somos uno de los principales Proveedores Autorizados de Certificación (PAC) del SAT, y estamos comprometidos con ayudar a las empresas a cumplir con sus obligaciones fiscales de forma segura, eficiente y confiable. Como PAC, tenemos la autorización para certificar, validar y timbrar los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) con nuestra solución de factura electrónica, asegurando que cada documento cumpla con los lineamientos establecidos por la autoridad fiscal en México.
Más allá de la certificación de CFDI, ofrecemos soluciones que permiten automatizar los procesos de compra y venta dentro de las organizaciones. Nuestra tecnología integra la emisión, recepción y validación de facturas electrónicas en una sola plataforma, facilitando la operación diaria de nuestros clientes. Al automatizar estos procesos, ayudamos a reducir errores, mejorar la trazabilidad y optimizar el tiempo que las empresas dedican al cumplimiento fiscal y a la gestión de sus transacciones.
Preguntas frecuentes sobre el CFDI y su versión 4.0