Las compañías colombianas que cuenten con entre 1 y 10 trabajadores tendrán de plazo hasta el 13 de mayo de 2022 para emitir nómina electrónica, de acuerdo con lo establecido en la Resolución 000028, de 28 de febrero.
De esta forma, la DIAN alarga el plazo de entrada en vigor del uso de la nómina electrónica para las pequeñas empresas, con el objetivo de que todos los contribuyentes puedan cumplir en tiempo y forma con la nueva obligación.
La implementación de la nómina supone un cambio en los sistemas de facturación de las compañías. La solución desarrollada por SERES genera nóminas electrónicas a partir de la información obtenida del software de la empresa y la envía a la Unidad Administrativa Especial de la DIAN, de acuerdo con los requisitos técnicos y legales establecidos en la Resolución 000037.
Una vez que la DIAN recibe la nómina, el sistema genera, firma, almacena y envía un mensaje de validación con el valor “Documento validado por la DIAN”. Con la validación obtenida, la solución de SERES integra el mensaje de la DIAN en la herramienta de gestión interna de la empresa junto con la representación gráfica de las nóminas para que sean remitidas automáticamente a los empleados.
Además, la solución preserva las nóminas electrónicas por el tiempo legalmente establecido, garantizando su integridad y confidencialidad.
La nómina electrónica debe contener información general de la empresa y sus empleados como: nombre, razón social, NIT y gastos a pagar por el empresario.
La gran diferencia de la nómina electrónica frente al proceso que se ha realizado históricamente, es que este es un reporte detallado a la DIAN sobre la generación de la nómina para poder sustentar los gastos y deducciones en las declaraciones tributarias.
Cabe recordar que, en el caso de no emitir nómina electrónica, las compañías se enfrentan a una multa del 5% de la suma de la nómina electrónica. Mientras que, si la información contenida en la nómina es errónea y no se corrige dentro del plazo establecido, la multa que se debe pagar es del 4% de la suma total de la nómina.
La mejor opción para implementar la nómina electrónica en una compañía y, de este modo, evitar sanciones económicas, es contratar un proveedor de servicios homologado por la DIAN. SERES cuenta con más de 30 años de experiencia y ha colaborado con la DIAN para lograr la masificación de la factura electrónica en Colombia.
Nuestra misión es asesorar de forma personalizada a nuestros clientes para que la transformación digital de su empresa se realice de manera exitosa. Además, nuestra solución de factura electrónica es global, por lo tanto, se adapta perfectamente a la casuística concreta de cada cliente.