En Ecuador, la liquidación de compra de bienes es un comprobante tributario autorizado por el SRI. Debe ser emitido por el comprador en el momento de realizar una adquisición a las personas que no están obligadas o autorizadas a emitir comprobantes de pago .
Son una herramienta poderosa para mantener la contabilidad en regla, respaldar gastos informales y garantizar la deducibilidad tributaria. Como contadores o responsables financieros, debemos conocer en qué casos aplican, cómo se emiten y qué requisitos deben cumplir.
¿Qué es una liquidación de compras de bienes?
Es un comprobante electrónico, emitido por el comprador para documentar la adquisición de bienes o servicios a proveedores que no pueden emitir facturas, como personas naturales sin RUC, personas en el exterior o empleados que reembolsan gastos.
Este documento, autorizado por el SRI, permite registrar gastos legítimos, cumplir con obligaciones tributarias y aplicar retenciones de impuestos como el IVA y el impuesto a la renta.
¿Para qué sirve?
- Registrar gastos. Justifica egresos ante el SRI y formaliza operaciones con proveedores informales.
- Cumplir obligaciones tributarias. Permite al comprador retener los impuestos correspondientes (IVA y renta) y declararlos correctamente.
- Aplicar retenciones. El comprador actúa como agente de retención de los tributos que gravan la operación. Por ejemplo, se debe retener el 2% del impuesto a la renta y el 100% del IVA en la mayoría de los casos.
¿Cuándo debemos emitir una liquidación de compra de bienes?
La liquidación de compra de bienes es un comprobante de venta que debe emitir la empresa cuando realiza un gasto o adquisición a un proveedor que no entrega un comprobante válido conforme a la normativa tributaria vigente. Su emisión permite sustentar contablemente la transacción y registrar el gasto como deducible para efectos fiscales.
Puede ser necesaria en:
- Compras a personas naturales sin RUC. Incluye adquisiciones realizadas a trabajadores independientes u otras personas que, por su condición socioeconómica, no se encuentran en capacidad de emitir comprobantes de venta ni de inscribirse en el Registro Único de Contribuyentes (RUC).
- Servicios prestados desde el exterior. Aplica a pagos efectuados por servicios o productos adquiridos a proveedores extranjeros, tales como licencias de software, plataformas digitales, asesorías, consultorías u otros servicios internacionales en los que no se emite un comprobante de venta local.
- Reembolsos a empleados o colaboradores. Se utiliza cuando un colaborador incurre en un gasto a nombre de la empresa, pero el comprobante de venta ha sido emitido a su nombre personal. La empresa debe generar una liquidación de compra de bienes respaldada con los comprobantes correspondientes para registrar correctamente el gasto.
En todos los casos mencionados, la empresa deberá emitir la liquidación de compra de bienes si desea reconocer el egreso como gasto deducible y sustentarlo contablemente ante el Servicio de Rentas Internas (SRI).
Paso a paso de las liquidaciones de compras de bienes
1. Ingresar al módulo de liquidación de compras de bienes:
Accede al sistema y entra en la sección crear registro. Desde ahí selecciona la opción liquidación de compra de bienes. Luego, haz clic en agregar para abrir el formulario.
2. Completar los datos iniciales:
Selecciona la fecha de emisión de la liquidación. En el campo de identificación del proveedor, utiliza la lupa para buscarlo en el sistema. Puedes localizarlo por nombre o número de identificación y confirmarlo con el ícono de visto.
3. Registrar los productos o servicios adquiridos:
En la tabla de productos, haz clic en la lupa de la columna código para elegir el producto. Al seleccionarlo, presiona enter y el sistema completará automáticamente el precio y demás campos asociados. Repite el proceso por cada producto o servicio.
4. Verificar los totales:
En la parte inferior del formulario, revisa que los totales estén correctos antes de continuar. Este paso es clave para evitar errores en la liquidación enviada al SRI.
5. Confirmar y enviar al SRI:
Confirmar la información ya validada. Confirmar con el SRI para enviar la liquidación para la autorización de la misma. El sistema procesará la solicitud en segundos y la liquidación de compra de bienes se quedará emitida correctamente.
¿Qué requisitos son necesarios para su validez?
- Datos completos del proveedor. Debe incluir nombre o razón social, número de cédula, pasaporte u otro documento de identificación válido, así como la dirección de domicilio.
- Numeración autorizada por el SRI. La liquidación debe contar con numeración secuencial aprobada por el SRI, ya sea en formato electrónico o físico.
- Detalle de los bienes o servicios adquiridos. Se debe describir claramente el tipo de bien o servicio, las cantidades, los valores unitarios y totales, la base imponible y el IVA (cuando corresponda).
- Reembolsos de gastos. En los casos de reembolsos a empleados o terceros, la liquidación debe detallar cada gasto respaldado con su comprobante de venta original (factura, nota de venta, invoice del exterior, entre otros). Dichos comprobantes deberán adjuntarse física o digitalmente a la liquidación.
- Aplicación de retenciones tributarias. Se deben calcular y aplicar las retenciones correspondientes de acuerdo con la normativa vigente, considerando el tipo de proveedor y la naturaleza del gasto.
¿Qué consideraciones tributarias tienen?
Para que la liquidación de compra de bienes y prestación de servicios tenga validez tributaria y permita generar crédito fiscal de IVA, así como sustentar costes y gastos, las sociedades y personas naturales obligadas a llevar contabilidad deben cumplir determinados requisitos formales para la emisión de este comprobante.
Entre las principales consideraciones se encuentran:
- Efectuar las retenciones correspondientes de IVA e Impuesto a la Renta.
- Retener, en la mayoría de los casos, el 100 % del IVA generado en la transacción.
- Aplicar la retención de Impuesto a la Renta que corresponda según el tipo de servicio o bien adquirido.
- Declarar y pagar las retenciones efectuadas dentro de los plazos establecidos por la administración tributaria.