La importancia de elegir un buen proveedor de factura electrónica

El pasado 15 de junio comenzó la obligatoriedad de la factura electrónica en Colombia y, hasta el momento, son dos los grupos de obligados que ya están cumpliendo con lo establecido en la Resolución 000042, de 5 de mayo.

La obligatoriedad de la factura electrónica en Colombia establece una nueva realidad para las compañías, que se ven obligadas a modificar sus procesos internos para poder migrar hacia la e-factura.

A priori, la adopción de la factura electrónica se trata tan solo de un cumplimiento normativo, no obstante, si se realiza de la forma correcta, el uso de la e-factura aporta numerosas ventajas.

¿Cuál es la mejor opción?

Las empresas colombianas se van a encontrar con tres opciones a la hora de implementar la factura electrónica. La primera es adquirir una de las soluciones tecnológicas que se ofrecen en el mercado, lo que conlleva inversiones en software, en hardware y en servicios de integración. La segunda es utilizar la solución que facilita la DIAN y ponerse en marcha. No obstante, quien elija una de estas dos opciones se limitará a cumplir con la norma, sin que este cambio tecnológico aporte un valor añadido a su empresa, que es uno de los principales objetivos de la factura electrónica.

La tercera opción, que sería la más acertada, es contratar los servicios de un proveedor de factura electrónica homologado por la DIAN. Las empresas que elijan esta opción, además de cumplir con los requisitos técnicos y legales establecidos por la normativa, mejorarán su gestión interna y disfrutarán de todos los beneficios que brinda la factura electrónica.

¿Cuáles son los pasos a seguir?

SERES se encarga de asesorar de manera personalizada a cada uno de sus clientes y, una vez que conocemos sus necesidades, ponemos en marcha una hoja de ruta para la implementación de la factura electrónica en la empresa.

Posteriormente, se realizan las pruebas correspondientes para asegurar que el sistema, técnicamente, hace llegar la factura en el tiempo, la forma y el formato electrónico que requiere la DIAN. Verificado lo anterior, el siguiente paso es poner en marcha un proceso de emisión de facturas y hacerlas llegar a los clientes, verificando que se trata de un canal seguro y trazable, donde la factura que sale llega al cliente correctamente, teniendo la certeza y verificación de que el destinatario la ha recibido y la puede gestionar.

Es fundamental que durante todo este proceso la empresa mantenga una comunicación activa con clientes y proveedores, puesto que no todos siguen los mismos tiempos a la hora de implementar la factura electrónica.

Además, la compañía tiene que confirmar que el servicio le aporta valor real, disponiendo de un feedback de estados de mejora de gestión en el día a día, sabiendo que la factura está correcta y no es necesario realizar ninguna modificación. También deberá tener información sobre si le van a adelantar o a asegurar que la factura se va a cobrar en el plazo pactado, para poder mover y gestionar la tesorería que viene detrás a la hora de emitir una factura.

El último paso es asegurarse de que el proveedor va a incorporar al sistema, puntualmente y de manera precisa, los cambios y modificaciones que realice la DIAN a lo largo del tiempo.