El uso obligatorio de la nómina en formato electrónico es el siguiente objetivo de la DIAN en el proceso de digitalización de las empresas colombianas. De acuerdo con lo establecido en la Resolución 000013, desde el pasado 31 de marzo las empresas pueden habilitarse como emisores de nómina electrónica, y tendrán de plazo hasta el 31 de mayo de 2021.
Al igual que ya sucedió con la factura electrónica, la DIAN ha establecido un calendario de obligados para facilitar la implementación de esta nueva obligación entre las compañías colombianas, que iniciará el 1 de julio de 2021 con las grandes empresas y continuará hasta finales de año.
De acuerdo con la normativa, los envíos a la DIAN deberán realizarse mensualmente, independientemente de que se realicen pagos en periodos diferentes, y dentro de los diez primeros días del mes siguiente al cual corresponde el pago.
La solución desarrollada por SERES genera nóminas electrónicas a partir de la información obtenida del software de nómina de la empresa y las envía a la Unidad Administrativa Especial de la DIAN, de acuerdo con los requisitos técnicos y legales establecidos en la Resolución 000013.
Una vez que la DIAN recibe la nómina, el sistema genera, firma, almacena y envía un mensaje de validación con el valor “Documento validado por la DIAN”. Con la validación obtenida, nuestra solución integra el mensaje de la DIAN en la herramienta de gestión interna de la empresa junto con la representación gráfica de las nóminas para que sean remitidas de forma automática a los empleados.
En el caso de que la nómina no sea validada por la DIAN, la compañía recibirá una notificación con los errores que se hayan podido cometer y SERES procederá a generar una nueva nómina electrónica con las modificaciones necesarias y, posteriormente, volverá a enviarla a la DIAN.
Además, la solución preserva las nóminas electrónicas por el tiempo legalmente establecido garantizado su integridad y confidencialidad.
La mejor opción para implementar la nómina electrónica en una compañía y, de este modo, evitar el incumplimiento de la normativa, es contratar un proveedor de facturación electrónica acreditado por la DIAN y que además le ofrezca un servicio multipaís. SERES cuenta con más de 30 años de experiencia en el sector y ha colaborado con la DIAN desde la puesta en marcha del proyecto de masificación de la factura electrónica de Colombia.
Nuestra misión es asesorar y acompañar de manera personalizada a nuestros clientes para que la transformación digital de su empresa se realice de manera exitosa. La solución de factura electrónica y nómina digital de SERES es global, por lo tanto, se adapta a la casuística concreta de cada cliente.