El próximo 1 de agosto comienza el plazo para que las empresas puedan habilitarse como emisoras de nómina electrónica. De acuerdo con lo establecido por la DIAN, esta nueva función estará dentro del sistema de facturación electrónica, y su habilitación será progresiva, en función del número de empleados que tenga cada compañía.
Para el alta como emisor electrónico, la DIAN ha establecido dos opciones: la primera es que las compañías se den de alta en la plataforma de la DIAN y que desde ahí envíen sus nóminas electrónicas. La segunda opción es contar con los servicios de un proveedor tecnológico de confianza habilitado para esta actividad.
Desde el punto de vista práctico y operativo, la primera opción supone una complejidad relativa que puede ir acompañada de algunos errores y, con ellos, de la posibilidad de alguna sanción, dos situaciones que quedan resueltas si se acude a un proveedor tecnológico de confianza. La solución de factura electrónica y nómina digital de SERES es global, por lo tanto, se adapta a la casuística concreta de cada cliente.
La implementación de la nómina electrónica supone un cambio en los sistemas de facturación de las compañías. La solución desarrollada por SERES genera nóminas electrónicas a partir de la información obtenida del software de nómina de la empresa y las envía a la Unidad Administrativa Especial de la DIAN, de acuerdo con los requisitos técnicos y legales establecidos en la Resolución 000013.
Una vez que la DIAN recibe la nómina, el sistema genera, firma, almacena y envía un mensaje de validación con el valor “Documento validado por la DIAN”. Con la validación obtenida, la solución de SERES integra el mensaje de la DIAN en la herramienta de gestión interna de la empresa junto con la representación gráfica de las nóminas para que sean remitidas de forma automática a los empleados.
Además, la solución preserva las nóminas electrónicas por el tiempo legalmente establecido garantizado su integridad y confidencialidad.