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Recursos limitados y equipos insuficientes: los síntomas del mal del director financiero. ¿Lo padeces?

t2pParece una epidemia: llega el momento de tachar del calendario el día del vencimiento de una factura y el 75% de las empresas españolas aún no ha cobrado. La dificultad por reducir el periodo medio de cobro (PMC) en España se convierte en un problema endémico y cada vez más empresas afirman tener problemas para atajarlo.

Como sucede con algunas enfermedades, los síntomas pueden parecer de poca importancia (“solo es tos, una pequeña jaqueca…”). Pero si, por la razón que sea, una empresa no cobra a tiempo y la situación no se controla, puede llegar a tener serios problemas de liquidez.

Ante el primer síntoma del “mal del director financiero”, hay que tomar medidas. Y no solo para curarlo, sino para prevenir su aparición. Y para ello, hay que considerar todos los síntomas como un conjunto. ¿Quieres conocerlos? Sigue leyendo.

Síntoma número 1, la fatiga: la carga de trabajo de tu equipo es excesiva

Cuando se padece el mal del director financiero, el tiempo nunca es suficiente. Parece que las tareas se multiplican, que no se llega a tiempo a nada y que cada vez hay que dedicar más recursos para conseguir lo mismo.

La digitalización forma parte del argumentario de todas las grandes empresas, pero por desgracia muchos procesos aún siguen siendo manuales (como el seguimiento telefónico de las facturas) y, en consecuencia, consumen recursos humanos que podrían ser invertidos más eficazmente en tareas más estratégicas.

Síntoma número 2, pérdida de orientación: ¿dónde está mi factura? ¿Se va a cobrar a tiempo?

Cerca de la mitad (concretamente, el 47%) de los retrasos en el cobro de las facturas se producen por razones totalmente evitables, como enviarlas a un destinatario incorrecto o por un error en el contenido (cantidades erróneas, dirección inválida…). Pero la opacidad del proceso no ayuda a las empresas.

Quien antes reclama, antes cobra y cuando los departamentos financieros más proactivos se ponen manos a la obra, a pocos días del vencimiento de la factura, descubren errores tan comunes, como prevenibles y problemáticos: el email que enviaron hace 8 semanas iba dirigido a la persona que no correspondía, llegó a la bandeja de no deseados, el PDF tenía una dirección de facturación obsoleta… Hoy en día, con la trazabilidad de la tecnología, es fácil pensar que son errores del pasado, pero la realidad es que siguen lastrando los procesos de las empresas cada día.

Síntoma número 3, rigidez departamental

Que no te extrañe si tu empresa no cobra a tiempo: no está sola. Si echamos un vistazo rápido a la situación global, descubriremos que las compañías españolas ocupan posiciones de cola en los índices más relevantes que miden el Periodo Medio de Cobro. De hecho, según la aseguradora francesa Euler Hermes, las compañías españolas van quintas por la cola (tardan 78 días de media en cobrar sus facturas a sus clientes), tan solo por delante de Turquía, Italia, Grecia y China.

Uno de los indicadores del porqué de esta situación está en la rigidez de muchas empresas y el temor al cambio. La innovación está a la orden del día y la digitalización en el diccionario de todo CEO, pero la realidad es que hay pocos cambios en el back office por el miedo a introducir nuevos procesos automáticos. Hay una gran oferta de soluciones y servicios y el director financiero es extremadamente cauto. Muchas veces los cambios no implican eliminar recursos sino dotarles de herramientas avanzadas.

Diagnóstico: falta de liquidez

Los equipos sobrecargados y los procesos obsoletos y opacos pueden suponer que el mero hecho de cobrar te genere importantes desajustes tanto económicos como en tiempo y capital humano. Además, el aumento del Periodo Medio de Cobro (PMC), el principal mal del director financiero, puede significar que se echen en falta recursos y la liquidez sea menor de la esperada.

No cobrar a tiempo es el problema más inmediato y más tangible de que algo anda mal, pero muchas veces se toma como la única señal de alarma. Y muchas empresas tan solo actúan cuando ya es demasiado tarde.