El seguimiento de las facturas en la fases previas al vencimiento mejora los plazos de cobro. No se trata de una teoría, sino de una realidad que se demuestra cada día. El problema es que no siempre disponemos de los recursos adecuados para llevarlo a cabo o por el contrario tenemos recursos en ese área pero somos conscientes de lo costosos que son, y a veces no compensan la mejora. Ante esta disyuntiva ¿que opciones tenemos?

Variación en los recursos dedicados

La primera opción que nos planteamos, si nuestro problema es una falta de seguimiento de facturas, es lógicamente aumentar nuestros recursos humanos para tener gente disponible que se encargue de ''vigilar'' esas facturas. No es una vía fácil porque requiere de aumentar costes en un proceso, el de cobro, que ya de por si necesita mucho personal. Muchas veces se plantea la posibilidad de repercutirlos de alguna manera como costes añadidos al cliente y recuperar así la inversión, pero son opciones que se antojan complicadas para llevarlas a cabo en una compañía. 

Externalizar las funciones

Una de las alternativas para poder hacer un seguimiento del proceso, pasa por externalizarlo a través de una empresa que lo realice en por nosotros. Esto supone convertir el coste fijo en coste variable. Esto ha sido una opción bastante extendida entre las empresas, pero sin unanimidad sobre que esta sea la mejor solución. Además, también juega un papel importante la necesidad de desprendernos en cierta manera del control del proceso, pues ahora una parte del mismo lo hará alguien en nuestro nombre, con todas las implicaciones que esto supone. 

Robotizar funciones repetitivas

Siempre , mejorar la productividad, es la mejor solución. Es una vía intermedia que mejora el seguimiento y evita inversiones inciertas, Si no disponemos de la capacidad de ampliar nuestros recursos humanos del departamento, tendremos que mejorar la productividad con el que ya contamos. Eso pasar por librarles lo máximo posible de tareas que aportan poco valor y son excesivamente repetitivas. Es decir, aquellas funciones que pueden ser fácilmente sustituibles por procesos robotizados  adaptables a las necesidades de la empresa. 

De esta forma, el mismo personal que teníamos antes podrá estar pendiente de aquella facturación que necesita de una labor humana especifica, y todas esas labores que roban gran parte de su tiempo cómo generar una factura, enviarla, reenviarla o llamar para saber si ha llegado, pueda hacerlo un programa robotizado instalado y adaptado a nuestra empresa. No renunciamos a nada, simplemente sumamos tecnología para ayudar a realizar un proceso más productivo. 

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La automatización en los procesos de cobro

Realizar una gestión activa del proceso de gestión de facturas enviadas es vital para evitar retrasos en el cobro de las mismas. Y hacerlo con herramientas que faciliten el trabajo a nuestro personal será clave para que estos puedan dedicarse a labores que requieran de un trato humano. 

La tecnología juega un papel fundamental en este sentido, pues permite sustituir trabajos repetitivos y de poca complejidad por automatismos que liberan de carga laboral a nuestros recursos humanos y les permite ser más decisivos en ciertos momentos clave en la gestión del cobro.