Nómina Electrónica: 10 preguntas frecuentes sobre la nueva obligación en Colombia

Desde hace varios años, la DIAN está trabajando en la transformación digital del tejido empresarial colombiano. Después del proyecto de masificación de la factura electrónica en el país, el pasado mes de febrero, se publicó la Resolución 000013, que regula el uso e implementación de la Nómina Electrónica.

El modo de implementación y funcionamiento ha suscitado bastantes dudas entre los obligados, por este motivo, en este post damos respuesta a las diez dudas más recurrentes en relación a la Nómina Electrónica:

  1. ¿Se puede utilizar la firma de nuestro proveedor de factura electrónica?

De acuerdo con las normas vigentes y la política de firma establecida por la DIAN, sí se puede manejar firma delegada, siempre y cuando sea un certificado digital expedido por una entidad de certificación digital autorizada por la ONAC, como es el caso de SERES.

  1. ¿Puedo enviar un consolidado de Nómina a la DIAN?

No. La normativa especifica que la emisión del soporte de pago de la Nómina electrónica y sus notas de ajuste deben ser enviadas por empleado o beneficiario del pago.

  1. ¿Debo enviar esta representación gráfica a mis empleados?

La normativa lo menciona como algo opcional, dice: dice: “si lo requieren, podrán expedir representaciones gráficas en formato digital o impreso, y debe contener la información relacionada en los artículos 5 o 17 e incluir el Código de respuesta rápida -Código QR (a través del cual se podrá acceder a la consulta de los documentos validados)”.

  1. Si mis empleados no tienen email y quiero enviarla en formato digital, ¿qué puedo hacer?

A través de nuestro portal web pueden acceder con un usuario y contraseña, y visualizar o descargar la representación gráfica o los desprendibles de pago. Incluso si nuestro cliente tiene su propio portal, desde allí también se podrá compartir la representación gráfica.

  1. Si hago mi nómina quincenal o semanal, ¿debo transmitirla a la DIAN con esta periodicidad?

De acuerdo al artículo 3, deberá generarse para efectos tributarios de forma mensual, independientemente de que el sujeto obligado realice pagos en periodos diferentes o inferiores al anteriormente indicado. Es decir, acumular la información relacionada con los conceptos de valores devengados de nómina, valores deducidos de nómina y el valor total diferencia.

  1. ¿Los 10 días de plazo para emitir a la DIAN son días calendario o hábiles?
     
       Aunque no viene especificado, siempre han sido días calendario.

  2. Si mi fecha de salida a producción es le 1 de julio, ¿debo emitir la nómina electrónica a la DIAN del mes de junio?

La primera transmisión se deberá efectuar dentro de los diez primeros días del mes siguiente de la fecha máxima de implementación del calendario.

  1. Si tengo novedades de nómina, ¿cómo las reporto?

La DIAN permite informar aquellos eventos que se suscitan dentro del periodo de pago y que afectan la liquidación de los valores devengados de nómina y los valores deducidos de nómina.

  1. ¿Debo ajustar mis procesos internos? ¿Es compleja la implementación de este nuevo documento?

Efectivamente hay procesos que ajustar tanto técnicos como funcionales. Sin embargo, con el debido acompañamiento, asesoría y experiencia que ofrezca el proveedor tecnológico suele ser eficiente, como en el caso de SERES.

  1. ¿Cuál es el objetivo de la DIAN con la nómina electrónica?

La DIAN impulsa la transformación digital en el país desde el inicio de la facturación electrónica. Esto no es nuevo, y se había mencionado desde el Decreto 358 de marzo 2019, en donde se habla de la nómina electrónica, el factoring electrónico, el documento electrónico equivalente, entre otros, y es evidente que también la DIAN quiere lograr una eficiencia en el control y la fiscalización.

 

SERES aporta toda su experiencia a sus clientes

La mejor opción para implementar la Nómina Electrónica en una compañía es contratar un proveedor de facturación electrónica acreditado por la DIAN. En SERES contamos con más de 30 años de experiencia en el sector y hemos colaborado con la DIAN desde la puesta en marcha del proyecto de masificación de la factura electrónica en Colombia.

Asesoramos y acompañamos de manera personalizada a cada uno de nuestros clientes para sacar el máximo rendimiento de la digitalización. Nuestra solución de factura y nómina electrónica es global y, por lo tanto, se adapta a la casuística concreta de cada cliente.

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