En los últimos meses, por causa del confinamiento, la digitalización de procesos ha cobrado una gran importancia. Si bien es cierto que antes de la pandemia cada vez eran más las empresas que decidían incorporar las nuevas tecnologías en sus procesos de negocio, con el confinamiento, la transformación digital de las compañías es clave para poder continuar con la actividad comercial, y la firma digital se presenta como una gran aliada.
La firma online puede utilizarse para firmar multitud de documentos y contratos (laborales y mercantiles). No obstante, existen determinados trámites en los que la firma digital puede resultar especialmente ventajosa:
1. Consentimiento informado
En el sector salud la firma electrónica toma una relevancia especial. Mediante la firma digital del consentimiento informado las personas asumen sus propias responsabilidades en la toma de decisiones sanitarias reduciendo de manera considerable los tiempos de gestión.
2. Peticiones públicas
La Unión Europea lleva años impulsando la digitalización de las Administraciones Públicas y lo mismo sucede en muchos países de América Latina. Por lo tanto, no es de extrañar que cada vez sea más recurrente el uso de la firma electrónica para gestionar trámites con la administración.
3. Acuerdos de confidencialidad
Se trata de uno de los documentos más importantes y críticos para las empresas, puesto que, en el caso de que existiese un fraude, significaría la perdida de la propiedad intelectual e implicaría el inicio de un litigio, lo que supondría, entre muchos otros inconvenientes, un gasto innecesario de dinero y de tiempo para la empresa.
En este caso, también es especialmente importante destacar la seguridad que aporta la firma electrónica y la digitalización de documentos, algo que no caracteriza a la gestión en papel.
4. Acuerdos con proveedores
Una de las principales ventajas que ofrece la firma digital es la posibilidad de utilizarla desde cualquier dispositivo, en cualquier lugar y en el momento que se desee. Todo esto permite que las empresas puedan continuar con su actividad comercial.
El proceso de firma digital es rápido y sencillo, los proveedores no tendrán que estar esperando durante días la documentación que necesitan, sino que podrán disponer de ella de forma instantánea, lo que facilita en gran medida su trabajo y contribuye a mejorar las relaciones comerciales.
5. Trámites de recursos humanos
El departamento de recursos humanos es uno de los principales beneficiados con la introducción de la firma electrónica en las empresas. Las relaciones contractuales con los empleados se pueden realizar de manera telemática tras la introducción de la firma digital, lo que reduce de forma drástica los tiempos de gestión y mejora de imagen de la empresa de cara a sus empleados.
SERES pone a disposición de las empresas Contralia, su solución de firma digital de documentos
