La situación que te voy a describir seguro que te suena. Realizo una venta a uno de mis clientes y pacto con ellos un periodo de pago a 60, 70 o 90 días. Realizo el envío de la factura y me centro en las siguientes. Cuando se acerca la fecha de vencimiento, es cuando me preocupo por saber en que estado está. Y es en ese preciso instante cuando recibo la mala noticia de que dicha factura no se va a pagar a tiempo.

En algunos casos, porque asegura no tener constancia de ella. En otros, porque hay algo que no cuadra para él y no suelen ser ellos los que avisan del error. En resumen, soluciono este inconveniente, la vuelvo a enviar, la corrijo o realizo la modificación oportuna y se la vuelvo a enviar. Pero para ellos, el tiempo empieza a correr desde que la factura ya está como debe estar. Es decir, empezamos a contar de nuevo...60, 70, 90 días más. Por ello, atajar este problema pasa por tomar medidas.

Endurecer las condiciones o eliminar clientes complicados

En vista de que la relación contractual con nuestro cliente en términos de cobro no es la satisfactoria, una de las soluciones habituales pasa por intentar compensar esa perdida generada con un endurecimiento de las condiciones en próximas ventas a los clientes o directamente eliminar aquellos que nos generan más problemas que soluciones. Esta es siempre una solución complicada, sobre todo cuando hay un departamento comercial o de ventas detrás que lo considera una medida en contra de sus intereses

Aumentar los recursos para mejorar el seguimiento

Es un hecho demostrado que un cobro a tiempo pasa por esforzarse en el seguimiento de la factura desde el preciso momento del envío. Si aumentamos el personal, para que puedan dedicarse a una labor proactiva de seguimiento de la factura, es probable que consigamos atajar esos problemas y cobrar en hora Pero conseguirlo no es tarea sencilla. Al final, lo que estamos haciendo es dedicar mayores recursos para cobrar facturas al mismo importe. Si, es bastante probable que consigamos cobrarlas antes, pero ¿nos compensará el margen obtenido?.

Sacarle mayor rendimiento a lo que ya tenemos

Si después de analizar estas dos posibilidades, hemos llegado a la conclusión de que no podemos cambiar ni eliminar nuestra relación con los clientes, y nuestra disponibilidad para aumentar recursos es limitada, solo nos queda la opción de jugar con los que ya tenemos y sacarle el mayor provecho posible. 

¿Esto pasa por hacer trabajar más a nuestro personal?. No. Lo que necesitan es que le dotemos de herramientas tecnológicas que permitan eliminar tareas poco productivas y fácilmente automatizables con facturas que se envían y reenvían solas,  que reducen errores en origen y que, en el caso de haberlos, se comuniquen en un plazo breve de tiempo para poder subsanarlos en plazo.

La base está en crear un canal bidireccional con nuestros clientes que nos permita estar en perfecta comunicación con ellos durante todo el periodo pre-vencimiento , pero que a la vez, esto se pueda hacer en gran medida gracias a acciones y mensajes automatizados a los que el deba responder activamente para que la factura esté en el punto donde queremos que se encuentre (aceptada, aprobada y finalmente pagada)

Solo así podremos ser ágiles, pro activos y tendremos mucho recorrido ganado para el objetivo primordial: cobrar a tiempo.

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La automatización en los procesos de cobro

Realizar una gestión activa del proceso de gestión de facturas enviadas es vital para evitar retrasos en el cobro de las mismas. Y hacerlo con herramientas que faciliten el trabajo a nuestro personal será clave para que estos puedan dedicarse a labores que requieran de un trato humano. 

La tecnología juega un papel fundamental en este sentido, pues permite sustituir trabajos repetitivos y de poca complejidad por automatismos que liberan de carga laboral a nuestros recursos humanos y les permite ser más decisivos en ciertos momentos clave en la gestión del cobro.