¿Quiere saber más sobre las soluciones EDI?
El formato estándar que se utiliza en el intercambio electrónico de datos (EDI) para la administración, el comercio y transporte está definido por las Naciones Unidas, y es conocido como UN/EDIFACT. Consiste en un conjunto de normas, directorios y directrices acordadas internacionalmente para un intercambio electrónico de datos estructurado entre sistemas de información computarizados independientes.
Las reglas son aprobadas por UNECE (Comisión Económica para Europa de las Naciones Unidas) y se publican en el UNTDID (Directorio de Intercambio de Datos Comerciales de las Naciones Unidas).
Los siguientes enlaces explican algunos de los documentos EDI más utilizados:
ORDERS - Pedido - Purchase order message
Un ORDERS (pedido) es un mensaje EDI que especifica detalles sobre bienes o servicios pedidos bajo condiciones acordadas entre vendedor y comprador. La práctica comercial habitual es que se emita una orden de compra para una determinada expedición, a un determinado lugar y en un momento dado, aunque también es posible un único pedido para diferentes lugares de expedición. Existen pedidos abiertos (seguidos de una posterior orden de entrega) y pedidos urgentes (para ser entregados inmediatamente).
ORDRSP - Respuesta de pedido - Purchase order response message
El ORDRSP (respuesta de pedido) es un mensaje del vendedor al comprador, en respuesta a un mensaje de pedido o de solicitud de cambio en el orden de compra.
Principios del mensaje:
- El vendedor puede responder a uno o más artículos o servicios de mercancías.
- La respuesta puede ser para una orden de compra o una solicitud de cambio de orden de compra, acuse de recibo y confirmación de los datos, confirmación de aceptación, propuesta de modificación, notificación de no aceptación para la totalidad o parte del pedido.
- Puede referirse a artículos o servicios relacionados con bienes de uno o más pedidos, programas de entrega, etc.
- Para las transacciones transfronterizas puede contener información adicional en las aduanas.
- Puede contener detalles para el transporte y destino, así como los patrones de entrega del pedido.
- El pedido puede ser respondido por uno o más mensajes de respuesta, de acuerdo con la práctica empresarial.
DESADV - Albarán/Guía de remisión - Despatch advice message
Un DESADV (albarán o guía de remisión) es un mensaje que especifica detalles sobre bienes enviados o listos para ser enviados con unas condiciones acordadas. Se utilizan como mensaje de "aviso de envío" (Delivery Despatch Advice) o como "aviso de devolución" (Returns Despatch Advice). Habitualmente se utiliza el primer término para referirse a ambos.
La intención del mensaje es informar en detalle sobre el contenido de un envío. Cada mensaje procede necesariamente de un único punto de salida y uno o varios puntos de entrega. En cuanto a la cantidad, puede referirse a diferente tipo de bienes y número. El mensaje puede ser usado tanto para indicar la salida de los bienes a entregar como la salida de bienes que se devuelven.
Permite al receptor:
- Saber cuándo ha sido enviado el material o cuándo estará listo para ser enviado.
- Tener los detalles precisos del contenido.
- Dar los primeros pasos en las aduanas si es un envío transfronterizo.
- Permitir el control entre los bienes entregados y la factura de los mismos.
RECADV - Orden de Recepción de Mercancía - Receiving advice message
Un RECADV (confirmación de recepción de mercancía) es un mensaje que notifica si lo recibido se corresponde con lo inicialmente pedido, de modo que permite la visibilidad de discrepancias y anticipación de rechazos o aceptaciones de mercancía para agilizar el proceso. Cuando la mercancía es verificada y se realiza el ajuste de discrepancias se puede comenzar a generar la factura con la certeza de que no tendrá que ser modificada.
INVOIC - Factura - Invoice message
Un INVOIC (factura) es el mensaje electrónico que documenta un pago por bienes o servicios suministrados bajo condiciones acordadas entre vendedor y comprador. Sirve también como especificación de: Nota de Débito o Nota de Crédito. Incluye información del bien o servicio suministrado, información de los términos del pago, información aduanera si es una transacción transfronteriza, el número de albarán o guía de remisión, el número de pedido, etc.
GENRAL - Documento de texto libre - General purpose message
Un GENRAL (documento de texto libre) es el mensaje electrónico utilizado para enviar, recibir o dejar constancia de información útil para la gestión entre proveedores y clientes, como puede ser conocer los motivos de rechazo de facturas o informar de la apertura de nuevos centros notificando al proveedor los datos necesarios para completar su posterior factura (código EAN del centro, dirección, etc.), su ausencia suele implicar una "aceptación" en cuanto a la validación de la factura.
SLSRPT - Informe de ventas - Sales data report message
Un SLSRPT (informe de ventas) es un mensaje que permite tener visibilidad de las ventas que realiza cada cliente y en cada punto de venta. Se envía desde el cliente al proveedor e intercambia información de ventas actualizada poniéndola en relación con los productos o servicios suministrados, incluyendo las correspondientes fechas, periodos, identificadores del producto, precios, cantidades y destinos.
Se utiliza para optimización logística, planificación y gestión comercial, cálculo financiero...
INVRPT - Informe de inventario - Inventory report message
Un INVRPT (informe de inventario) es un mensaje que permite conocer la situación de su mercancía en las instalaciones de sus clientes. Se trata de un documento que se envía desde el cliente al proveedor. Cuando existe un operador logístico intermedio que almacena la mercancía, el mensaje puede ser enviado desde éste al proveedor. Los beneficios de este documento pueden ser aprovechados directamente por diferentes áreas de su negocio.
PRICAT - Catálogo de productos - Price/sales catalogue message
Un PRICAT (catálogo de productos) es un mensaje que informa del listado detallado de productos que una empresa ofrece para su venta. Esta información es viva, por lo que debe estar actualizado siempre en su última versión para una correcta gestión. El fabricante es quien añade la información, y lo utiliza para que sus clientes tengan actualizado el catálogo, los detalles de los productos y conozcan los nuevos. El distribuidor lo utiliza para cumplir con las normativas de etiquetado, para cálculos de pedido y para informar a sus clientes previamente a la compra.
COACSU - Relación de entregas - Commercial account summary message
Un COACSU (relación de entregas) es un mensaje que recopila las entregas individuales que el proveedor realiza a uno o varios distribuidores en un período de tiempo determinado. Su uso más común se encuentra aplicado a las facturas, funcionando como recopilatorio de un conjunto de facturas emitidas (comerciales, notas de cargo, notas de abono, rectificativas, recapitulativas, etc.).
REMADV - Aviso de liquidación - Remittance advice message
Un REMADV (aviso de liquidación) es un mensaje comunicado entre el comprador y el proveedor que proporciona una contabilidad detallada sobre un pago de un bien o servicio, en una fecha determinada. Permite saber que se va a realizar el pago, pudiendo hacer referencia a una transacción o a varias.
RETANN - Aviso de devolución - Annoucement of returns message
El RETANN (aviso de devolución) es un documento que el cliente envía al proveedor para notificar la intención de devolver la mercancía, la escasez de suministro o una discrepancia en el precio o en el descuento. Es decir, el RETANN es un tipo de mensaje EDI que simplemente avisa al proveedor para que éste tome las medidas pertinentes.
RETINS - Remito de devolución - Instruction for returns message
El RETINS (remito de devolución) es mensaje que el proveedor envía al cliente a modo de respuesta del aviso de devolución (RETANN). Incluye las indicaciones y procedimientos a seguir para hacer la devolución.
REQOTE - Solicitud de oferta - Request for quote message
El REQOTE (solicitud de oferta) es un mensaje que proporciona a los compradores potenciales información acerca del precio, calendario de entrega y otras condiciones de los bienes servicios ofrecidos por el proveedor.
QUOTES - Oferta - Quote message
Un QUOTE (oferta) es un mensaje que sirve para detallar los términos y condiciones para el suministro de los productos o servicios especificados que proveedor ofrece al cliente.
