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Del papel a la pantalla: facturación electrónica en Colombia

A partir del 1 de enero de 2019, todas las empresas colombianas obligadas a facturar, deben remplazar sus facturas de papel por facturas electrónicas.CO_factura electronica_dian

Este ha sido un proceso que inició la Dirección de impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), desde 1999 con la Ley 527 de ese año y que se ha venido formalizando y consolidando con diferentes leyes y decretos, incluyendo principalmente la Ley 1819 de 2016, Decreto 2242 de 2015, Decreto 1349 de 2016, entre otros.

Con esta normatividad, quedó fijada la necesidad de implementar un nuevo proceso tecnológico que permita masificar el proceso de la facturación electrónica; dejándola como un mecanismo efectivo anti-evasión de impuestos. El principal objetivo, de la facturación electrónica, es tener un mayor control sobre las operaciones de compra y venta de los contribuyentes en tiempo real, control de prevención y lavado de activos, así, como los impuestos recaudados de una forma más exacta y confiable.

El proceso de implementación ha sido establecido de forma progresiva por la DIAN empezando por empresas prueba y empresas que ya anteriormente optaron voluntariamente por la adopción de facturación electrónica; para las demás estableció cronogramas de implementación de acuerdo al volumen de facturas emitidas o tipo de contribuyente. Por ejemplo, los grandes contribuyentes deben tener implementada facturación electrónica a partir del 1 de septiembre de 2018 y el resto de empresas a partir de 1 de enero de 2019.

Cabe destacar que otros países de América Latina como Ecuador, Chile, México y Perú ya aplican esta tecnología y esta forma de facturación para registrar las compras que se realicen por las diversas plataformas de comercio electrónico y a través de los medios comerciales convencionales.

¿Qué papel juegan los proveedores de software de facturación electrónica en Colombia?

Las compañías que deben implementar facturación electrónica requieren, en la mayoría de los casos, contratar los servicios de un proveedor habilitado por la DIAN, para la prestación de este servicio.

El papel que juega este proveedor de servicios es el de ser un intermediario entre el ERP de la compañía y la plataforma de la DIAN, y los receptores del bien o servicio asegurando la comunicación y entrega oportuna de la factura a la DIAN y al cliente final.

El funcionamiento del software integra, entre otras cosas, la traducción de la información entregada por la compañía al lenguaje/formato establecido por la Dian (XML) y la generación de la factura en PDF, firma digital y la validación de datos y campos, todo enmarcado en los requerimiento técnicos, formales y cronológicos establecidos por ley. La información de las facturas electrónicas emitidas debe ser enviada a la DIAN dentro de las 48 horas siguientes a su emisión.

Entre los principales beneficios de la facturación electrónica en Colombia se encuentra la inmediatez en el proceso de cierre de caja para las empresas, pues esto supone menos gastos operativos. En segundo lugar, hay una ventaja desde el punto de vista ecológico, pues a largo plazo habría ahorro en papel.

En el caso de los clientes, representa una mejora considerable sobre el manejo de sus datos confidenciales, ya que evita extorsiones o fraudes. A su vez, la DIAN puede conocer en tiempo real los datos fiscales que se generan cada mes; sin necesidad de esperar las declaraciones que realizan los contribuyentes a finales del año.

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