Se suele decir que el tiempo es relativo. Algo totalmente aplicable al proceso de facturación en tu empresa. En el papel pone que debes cobrar 30 días, pero ya han pasado 90 - con suerte - desde que emitiste la factura hasta que la has cobrado. Lo cierto es que el plazo varía dependiendo del sector o la comunidad autónoma en la que tu empresa realiza su actividad pero, de media, el 55 % de los negocios en España sufre impagos.
La zona geográfica en la que operes ya influye en el PMC de tu negocio. Tal y como se muestra en un estudio de Informa, Ceuta y Melilla son los territorios en los que más se alarga el período medio de cobro, con hasta 30 días de retraso. Por el contrario, El País Vasco y Navarra son las comunidades con menor RMP (retraso medio de pago), pero aún registran más de 10 días de demora.
¿Qué quiere decir esto? Pues que desde que se emite la factura hasta que la recibe el cliente, la acepta, se procesa y se efectúa el pago, tu empresa está invirtiendo fondos propios para hacer frente a estos gastos. En otras palabras, está disminuyendo, día a día, la liquidez de tu compañía.
De hecho, si tus clientes son de la administración o del sector hotelero, es probable que tengas que adelantar tu dinero hasta 24 días más de lo previsto, pues el retraso medio de pago es más largo en estas empresas. Estás de suerte si tu deudor se dedica a la comunicación o los servicios, que tienen un índice de puntualidad relativamente bueno: se demoran 12,84 días más de lo establecido. Días que, pese a todo, suponen un gasto para tu compañía.
Ante esta situación, ¿qué puede hacer mi empresa?
Si bien es cierto que el retraso en los pagos es una realidad en nuestro país, sí hay algo que puedes hacer al respecto. Uno de los grandes errores es descuidar las facturas una vez se envían y confiar en que el cliente las pagará a tiempo. Ante esto, asume un rol proactivo y asegúrate de que dicho cobro llega en el plazo establecido. Puedes apoyarte en la tecnología, es tu gran aliado.
- Automatiza las tareas repetitivas. Tienes motivos de peso para hacerlo: aceleras la emisión de la factura, evitas el error humano y optimizas el tiempo y los recursos. De hecho, lo que el sistema de automatización hace en 3 minutos, en un humano requiere de 10. Esto es un ahorro del 70 % del tiempo de tu personal, que puede dedicar a tareas mucho más provechosas.
Cómo Haverland ha reducido tiempo en la gestión de sus facturas gracias a Track2Pay from SERES on Vimeo.
- Realiza un seguimiento de tus facturas. La trazabilidad de las mismas te permitirá saber dónde se encuentran en todo momento: si el cliente la ha recibido, si está conforme, si hay que modificar algún campo, etc.
De esta manera se acaban las excusas. Ya no vale que un cliente diga que no la ha visto, pues quedará constancia de si lo ha hecho o no. Ni siquiera que no estaba de acuerdo con algún campo del documento, dado que habrá tenido que firmar, en plazo, si está conforme o disconforme con el contenido de la factura.
Track2Pay evidencia y notifica la recepción de la factura. El caso de Solera from SERES on Vimeo.
- Insiste antes de la fecha de vencimiento. Muchas veces, el problema radica en que enviamos una factura y no tenemos contacto con el cliente hasta que vence la fecha de pago. Utiliza un sistema que se encargue de recordar los plazos al deudor. Esto hará que priorice tus facturas a otras que no están siendo reclamadas. Además, digitalizando este proceso evitas una tediosa tarea al personal de tu departamento financiero.
Track2Pay se encarga del proceso de reclamación de las facturas. El caso de Solera from SERES on Vimeo.
La digitalización y automatización de los procesos puede significar un cambio relevante en el período medio de cobro de tu empresa. De momento, el PMC no parece que vaya a disminuir a nivel nacional, al contrario, pero esto cuesta mucho dinero a las empresas (en 2018, alcanzó los 1.791 millones de euros). A tu favor, hay herramientas para ponerle remedio y evitar el impago. Así, la próxima vez que te pregunten: “¿cuánto tardas en registrar las facturas?”, tu respuesta será: “Exactamente, lo que acordé con mi cliente”.
