¿Adiós a la factura en papel? No que tengo sobrecarga de proyectos...

Nuevos proyectos, los plazos ineludibles con la Administración, etc. La vorágine del día a día hace que no le dediquemos tiempo a "romper con la tradición" de facturar en papel. Este es la principal motivo para "no decir adiós" a la factura en papel según un estudio publicado por SERES*.

Un departamento financiero, entendido por aquel que se agrupan las tareas de facturación o billing, contabilidad, tesorería, administración, etc., está supeditado principalmente a la actividad de la propia empresa y a los plazos ineludibles que marca el calendario fiscal. Aquel que según va creciendo la empresa más implicaciones tiene y más carga de trabajo absorbe.

La facturación es una de las tareas más primarias del área y, como tal, la más acostumbrada a rutinas periódicas. Existe gran variedad de situaciones, aquella facturación que se agolpa un día a la semana, alguna semana al mes, la que se hace todos los días hábiles o incluso aquella que se hace todos los días, sean festivos o no e, incluso, haya personas o no en la empresa, hablo de las tiendas online.

Con las nuevas tecnologías, casi sin darnos cuenta, este proceso ha sufrido cambios significativos. Antes el 100% de las facturas se imprimían, manipulaban y se enviaban postalmente. Con la entrada del correo electrónico, al principio algunas además se enviaban otra vez por email, ahora cada vez más se exige el envío por email. Esto ha implicado pasar de gestionar una canal postal a controlar dos, el postal y el email.

El envío de la factura tiene su esencia en el cobro de ésta, ninguno de estos dos canales anteriores han demostrado tener la trazabilidad necesaria que te asegure que el destinatario correcto la ha recibido (otra cosa es que la haya guardado en el cajón). Por lo que el proceso de facturar se ha convertido en un conjunto de excepciones que, en vez de optimizar, lo ha ido cargando con nuevas variantes que han asumido, algunas veces en silencio, los mismos que hacen más cosas en el departamento financiero.

Si a esta ecuación le añadimos otra clave, la petición de algún cliente, por ejemplo: las Administraciones Públicas, grandes empresas en general, sectores determinados (retail, automoción, salud, etc.), para enviarles la factura electrónica, es decir, en formato estructurado (facturae, edifact...) y a través de un canal diferente al email (los famosos webservices, protocolos X400, oFTP...), pues es ahí cuando además de asumir más carga de trabajo, el departamento se verá sobrecargado con costes económicos adicionales para cumplir con estos requisitos que no vuelven, necesariamente, al departamento a través de más recursos.

Cambios en el departamento de facturación

Así pues lo que se supone un cambio sencillo, es en realidad una sobrecarga al departamento que ha pasado de:

1. Realizar la factura: Crear la factura en los sistemas e imprimir, manipular, ensobrar y franquear
2. Seguimiento de facturas: Llamada y reenvió postal o por correo electrónico.

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1. Realizar la factura: Crear la factura en los sistemas.
2. Procesar la factura: Decidir qué tipo de clientes/factura es para realizar factura postal, correo electrónico, factura electrónica, etc.
   • Postal: Imprimir, manipular, ensobrar y franquear
   • Correo electrónico: Transformar a pdf y enviar por email.
   • Electrónica: Aquí las variantes a usar son muchas como aprender a usar un servicio EDI, un programa de gestión de facturación electrónica del Ministerio de Industria, Energía y Turismo que permite la generación de facturas electrónicas con formato Facturae...y un largo etc. de posibilidades
3. Seguimiento de facturas
   • Llamada y reenvió postal o por correo electrónico.
   • Revisión correo electrónico y vuelta a enviar.
   • Revisión de cada uno de los canales de respuesta de las facturas electrónicas (algunas devuelven un documento de estado con los errores, otra te devuelve un número de registro y te van devolviendo el estado según vaya pasando el procesos de aprobación...y otras no devuelven nada.
   • Gestión de errores humanos.

Queda evidente que el departamento ha pasado de realizar una tarea rutinaria y casi improductiva (desde el punto de vista de lo que vende y conoce la empresa) a una tarea igual pero que consume hasta 4 veces más recursos y costes.

Después de ver esta situación. ¿Qué hacer? Continuar con el proceso actual e ir sobrecargando cada vez más los recursos del departamento o valorar otra alternativa.

Algunos ejemplos reales

La tabla siguiente muestra siete casos de empresas donde se ha externalizado el proceso de envío y/o seguimiento de las facturas. Estos datos están basados en los envío (páginas) realizado en un mes:

¿Quiere conocer qué le ha propuesto SERES a estas empresas?

Ir de lo más sencillo a lo más avanzado según su ritmo y el ritmo de sus clientes. Lo primero optimizar sus recursos externalizando las tareas de impresión, manipulación y franqueo postal de facturas. Seguidamente continuamos ahorrando costes progresivamente y obteniendo mejoras en su proceso de seguimiento y financiación de facturas. ¿Quiere conocer más detalles?

* Estudio realizado online en 2014. Basado en la respuesta de 1.000 empresas con volúmenes de más de 600 facturas al mes.
**El cálculo de los ahorros se ha basado en el estudio de "COSTES ESTIMADOS EMISIÓN FACTURA PAPEL (€/factura)" realizado por AMETIC.