Existen numerosos estudios donde las empresas nos indican el motivo por el que siguen utilizando el papel en su intercambio de documentos. En concreto con la factura, SERES hizo uno que viene a reflejar esos motivos, muchos cotidianos, que frenan el cambio de algo que es inevitable.
La realidad es así. Cada vez más gente está dejando a un lado el papel tradicional en la facturación y se está uniendo al cambio de la factura electrónica, algo de lo que las administraciones públicas no están exentas. ¿Por qué lo hacen? Las ventajas son muchas, pero nosotros vamos a hablar de las principales y las que más pueden interesarle para su negocio.
La factura electrónica es positiva por muchas razones, tanto en la eficiencia que aporta a los procesos como en los ahorros internos y para el medioambiente. Esos beneficios dependen del tipo de factura electrónica que se utilice. Sí, hay diferentes tipos de facturas electrónicas. La podemos dividir en la simple de formatos imagen (jpg, png, pdf...) y la avanzada de formatos estructurados (facturae, edifact, ubl...). La primera copia la gestión del papel pero evita su envío postal y la segunda tiende a la automatización de todo el proceso de facturación.
La factura electrónica avanzada es muy práctica: no se pierde ni traspapela, pues el usuario sabe en todo momento donde está. Y ahí se toca uno de los ejes de una factura, el pago. A nadie le sorprende que las Administraciones Públicas españolas paguen antes gracias a la factura electrónica, al registro contable y a los fondos de financiación.
Pero aparte de su valor practico, la factura electrónica presenta los siguientes principales beneficios:
Es inmediata
Se pone punto y final a los retrasos, extravíos o errores del correo postal. Al enviarse electrónicamente, el destinatario recibe la factura de forma inmediata una vez se haya emitido. Así de rápido. Si se emite antes, es más que probable que el periodo medio de cobro se reduzca.
Validez igual o más que una factura en papel
Muchos temen pasarse a la factura electrónica porque creen que no tiene la misma validez que una en papel. Las facturas electrónicas están aprobadas y cuentan con la garantía de la legislación española, reguladas por el Real Decreto 1619/2012. Tiene los mismos efectos legales que una factura en papel (ser un justificante de la entrega de bienes o la prestación de un servicio) pero además, si se realiza con un operador de factura electrónica, se tiene la garantía de que hay un tercero de confianza que responderá ante usted en caso de disputa.
No se pierde
Aporta una trazabilidad total. Además, se pueden archivar las facturas en los equipos informáticos con un solo clic en el botón de descarga. Se pueden guardar en el ordenador o en el portal de cliente o su servidor web, y se puede acceder a ella simplemente teniendo una conexión de Internet. Siempre a salvo y disponible en cualquier momento para su consulta.
Consume menos papel
Varios estudios han demostrado la drástica reducción del consumo de papel gracias al uso de la factura electrónica. La media aproximada de estos estudios refleja que la factura en papel provoca, por cada millón de facturas emitidas, la tala de 60 árboles. Por lo que incorporar la factura en papel, podría evitar la tala de unos 2.500 millones de árboles. Todo un ahorro medioambiental.
Permite acceder a nuevas fuentes de financiación
La factura electrónica también sirve para aumentar la liquidez delas empresas. Debido a la automatización y a la transparencia que aporta, la e-factura permite acceder a nuevas fuentes de financiación, lo que es muy interesante especialmente para las pequeñas y medianas empresas.
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